Comprehensive conference organisation services (3 parts)
Original notice title
Poland – Exhibition, fair and congress organisation services – Usługa kompleksowych organizacji, koordynacji i obsługi konferencji w podziale na 3 części
Opportunity Score
Why this score?
Opportunity
60 / 100
Complexity
55 / 100
Risk factors
Only 15 days to prepare a complete offer. This increases risk of errors or inability to gather required references.
Full procurement documents (SWZ, OPZ) were not analyzed. Crucial details on venue requirements, payment terms, or penal...
Deep Portfolio Analysis
Uses:
- Description
- Industries & Services
- Capabilities
- Market & Experience
- Certifications
Overview
Moderate opportunityKey Facts
- PLN 513.5k estimated value
- Services contract
- 3 lots
- Duration until Dec 2026
- Organization of conferences in Katowice, Poland
- Venue rental, catering, contracting experts
Show full summary
This tender by Województwo Śląskie (Silesian Voivodeship) is for comprehensive conference organization, coordination, and support services, divided into 3 lots. All lots involve one-day conferences in Katowice, Poland, with varying participant numbers and specific themes. The award criterion for all lots is price (100% weight). The tender is EU-funded and requires electronic submission via the e-zamawiajacy platform. The deadline is 15 July 2026 at 08:00 Polish time. Only Polish language is accepted. No procurement documents beyond the TED notice were analyzed.
Risks
Only 15 days to prepare a complete offer. This increases risk of errors or inability to gather required references.
Full procurement documents (SWZ, OPZ) were not analyzed. Crucial details on venue requirements, payment terms, or penal...
Analysis may be incomplete
Only part of the procurement documentation was analyzed. Additional eligibility requirements, certificates, or submission documents may exist in the remaining tender documentation.
Key Requirements
Technical
- No bid bond or performance security required
Administrative
- Electronic submission via Open portal
- Offers must be in Polish, documents in foreign languages must be translated
Requirements may be incomplete.
Award Criteria
Lot 1
Lot 2
Lot 3
Buyer
Location
Katowice, POL
Website
Buyer profile
Identifier
9542770064
Activity
General public services
Lots (3)
LOT-0001
Conference for European Funds for Society priority
One-day conference promoting support under the 'European Funds for Society' priority, up to 300 participants, in Katowice.
EUR 119.8k
Estimated value
Location
Duration
Category
Award Criteria
Award details
Do oceny oferty w tym kryterium Zamawiający przyjmie cenę brutto, zaoferowaną przez Wykonawcę w Formularzu oferty. Punkty za kryterium „Łączna cena zamówienia brutto” zostaną przyznane dla każdej części odrębnie w skali punktowej od 0 do 100 punktów według poniższego wzoru: najniższa łączna cena zamówienia brutto spośród wszystkich złożonych ofert niepodlegających odrzuceniu / łączna cena zamówienia brutto oferty badanej (przeliczanej) x 100 = liczba punktów Wykonawca może uzyskać maksymalnie 100 punktów.
Value note
Show original TED data
Original lot title
Usługa kompleksowej organizacji, koordynacji i obsługi jednodniowej konferencji promującej wsparcie w ramach priorytetu „Fundusze Europejskie dla społeczeństwa"
Original TED description
Przedmiotem zamówienia jest usługa kompleksowej organizacji, koordynacji i obsługi jednodniowej konferencji promującej wsparcie w ramach priorytetu „Fundusze Europejskie dla społeczeństwa" Konferencja planowana jest na terenie Katowic, z udziałem maksymalnie 300 uczestników. Wykonawca będzie realizował usługę zgodnie z dokumentem "Standardy dostępności dla polityki spójności 2021-2027" do Wytycznych dotyczących realizacji zasad równościowych w ramach funduszy unijnych na lata 2021-2027; w szczególności jeśli taka potrzeba wystąpi, np.: wsparcie na wyrównywanie szans (na przykład: asystent osoby z niepełnosprawnością, tłumacz przewodnik, technologie asystujące), a także dostępność infrastrukturalna poszczególnych miejsc; Wykonawca powinien uwzględnić osoby ze szczególnymi potrzebami biorące udział w wydarzeniach: - wszystkie pomieszczenia muszą być dostosowane do potrzeb osób z niepełnosprawnościami i posiadać niezbędną infrastrukturę tzn. windę/ podjazd, co najmniej 1 toaletę dla osób z niepełnosprawnościami. Wykonawca zapewni dostępność konferencji dla osób z następującymi typami niepełnosprawności: wzrokowa, słuchowa, ruchowa. W przypadku konieczności transportu osób niepełnosprawnych, Wykonawca zapewni pojazd dostosowany do ich potrzeb. Instrukcje dla Wykonawcy znajdują się na Platformie pod adresem: https://slaskie.ezamawiajacy.pl/servlet/HomeServlet?MP_module=main&MP_action=publicFilesList&clientName=slaskie&USER_MENU_HOVER=publicFilesList
LOT-0002
Conference on repayable financing in the region with accompanying events
Conference promoting repayable financing in the Silesian Voivodeship under FE SL 2021-2027, with workshops and study visits, up to 250 conference participants and 60 accompanying event participants, in Katowice.
EUR 119.8k
Estimated value
Location
Duration
Category
Award Criteria
Award details
Do oceny oferty w tym kryterium Zamawiający przyjmie cenę brutto, zaoferowaną przez Wykonawcę w Formularzu oferty. Punkty za kryterium „Łączna cena zamówienia brutto” zostaną przyznane dla każdej części odrębnie w skali punktowej od 0 do 100 punktów według poniższego wzoru: najniższa łączna cena zamówienia brutto spośród wszystkich złożonych ofert niepodlegających odrzuceniu / łączna cena zamówienia brutto oferty badanej (przeliczanej) x 100 = liczba punktów Wykonawca może uzyskać maksymalnie 100 punktów.
Value note
Show original TED data
Original lot title
Usługa kompleksowej organizacji, koordynacji i obsługi konferencji promującej i przedstawiającej możliwości finansowania zwrotnego w regionie wraz z wydarzeniami towarzyszącymi, w ramach FE SL 2021-2027
Original TED description
Przedmiotem zamówienia jest kompleksowa organizacja, koordynacja i obsługa konferencji promującej oraz prezentującej możliwości finansowania zwrotnego w województwie śląskim, realizowanej w ramach programu Fundusze Europejskie dla Śląskiego 2021–2027, wraz z wydarzeniami towarzyszącymi o charakterze warsztatowym i studyjnym. Konferencja oraz wydarzenia towarzyszące planowane są na terenie Katowic, z udziałem maksymalnie 250 uczestników konferencji oraz maksymalnie 60 uczestników wydarzeń towarzyszących. 5. Wykonawca będzie realizował usługę zgodnie z dokumentem "Standardy dostępności dla polityki spójności 2021-2027" do Wytycznych dotyczących realizacji zasad równościowych w ramach funduszy unijnych na lata 2021-2027; w szczególności jeśli taka potrzeba wystąpi, np.: wsparcie na wyrównywanie szans (na przykład: asystent osoby z niepełnosprawnością, tłumacz przewodnik, technologie asystujące), a także dostępność infrastrukturalna poszczególnych miejsc; Wykonawca powinien uwzględnić osoby ze szczególnymi potrzebami biorące udział w wydarzeniach: - wszystkie pomieszczenia muszą być dostosowane do potrzeb osób z niepełnosprawnościami i posiadać niezbędną infrastrukturę tzn. windę/ podjazd, co najmniej 1 toaletę dla osób z niepełnosprawnościami. Wykonawca zapewni dostępność konferencji dla osób z następującymi typami niepełnosprawności: wzrokowa, słuchowa, ruchowa. W przypadku konieczności transportu osób niepełnosprawnych, Wykonawca zapewni pojazd dostosowany do ich potrzeb - hotel musi być przystosowany do potrzeb osób z niepełnosprawnościami, zapewnienie dostępu do toalet, w tym co najmniej 1 przystosowanej dla osób z niepełnosprawnościami. Instrukcje dla Wykonawcy znajdują się na Platformie pod adresem: https://slaskie.ezamawiajacy.pl/servlet/HomeServlet?MP_module=main&MP_action=publicFilesList&clientName=slaskie&USER_MENU_HOVER=publicFilesList
LOT-0003
Conference on Regional Innovation Strategy (PPO WSL 2030)
One-day strategic-expert conference on Regional Innovation Strategy, up to 70 participants, in Katowice.
EUR 119.8k
Estimated value
Location
Duration
Category
Award Criteria
Award details
Do oceny oferty w tym kryterium Zamawiający przyjmie cenę brutto, zaoferowaną przez Wykonawcę w Formularzu oferty. Punkty za kryterium „Łączna cena zamówienia brutto” zostaną przyznane dla każdej części odrębnie w skali punktowej od 0 do 100 punktów według poniższego wzoru: najniższa łączna cena zamówienia brutto spośród wszystkich złożonych ofert niepodlegających odrzuceniu / łączna cena zamówienia brutto oferty badanej (przeliczanej) x 100 = liczba punktów Wykonawca może uzyskać maksymalnie 100 punktów.
Value note
Show original TED data
Original lot title
Usługa organizacji konferencji Regionalnej Strategii Innowacji realizowanej w ramach projektu „PPO WSL 2030. Utworzenie Regionalnego Obserwatorium Innowacji”
Original TED description
Przedmiotem zamówienia jest organizacja jednodniowej konferencji o charakterze strategiczno‑eksperckim, poświęconej Regionalnej Strategii Innowacji, realizowanej w ramach projektu „PPO WSL 2030. Utworzenie Regionalnego Obserwatorium Innowacji”, obejmującej także elementy merytoryczne i promocyjne. Konferencja planowana jest na terenie Katowic, z udziałem do 70 uczestników Wykonawca będzie realizował usługę zgodnie z dokumentem "Standardy dostępności dla polityki spójności 2021-2027" do Wytycznych dotyczących realizacji zasad równościowych w ramach funduszy unijnych na lata 2021-2027; w szczególności jeśli taka potrzeba wystąpi, np.: wsparcie na wyrównywanie szans (na przykład: asystent osoby z niepełnosprawnością, tłumacz przewodnik, technologie asystujące), a także dostępność infrastrukturalna poszczególnych miejsc; Wykonawca powinien uwzględnić osoby ze szczególnymi potrzebami biorące udział w wydarzeniach: - wszystkie pomieszczenia muszą być dostosowane do potrzeb osób z niepełnosprawnościami i posiadać niezbędną infrastrukturę tzn. windę/ podjazd, co najmniej 1 toaletę dla osób z niepełnosprawnościami. Wykonawca zapewni dostępność konferencji dla osób z następującymi typami niepełnosprawności: wzrokowa, słuchowa, ruchowa. W przypadku konieczności transportu osób niepełnosprawnych, Wykonawca zapewni pojazd dostosowany do ich potrzeb Instrukcje dla Wykonawcy znajdują się na Platformie pod adresem: https://slaskie.ezamawiajacy.pl/servlet/HomeServlet?MP_module=main&MP_action=publicFilesList&clientName=slaskie&USER_MENU_HOVER=publicFilesList
Procurement Details
- Publication date
- 29 Jun 2026
- Languages
- Polish
Reference metadata
- Legal basis
- 32014L0024
Reference IDs
- Tender ID
- 447715-2026
Documents (2)
Similar tenders
Norway – Museum-exhibition services – Procurement of conceptualisation, architecture, design and production of exhibitions.
Belgium – Event services – Exploitation du Château Boël et le cas échéant de ses dépendances, situé rue Gustave Boël n°163, à La Louvière
Italy – Event services – SERVIZIO DI COMUNICAZIONE E ORGANIZZAZIONE EVENTI IN FAVORE DI REGIONE LOMBARDIA SUDDIVISA IN 4 LOTTI
Spain – Building construction work – Concesión de obra, para la redacción del proyecto y dirección facultativa, construcción y explotación del Palacio de Congresos y Exposiciones de Madrid
Spain – Event services – Servicio integral de organización del Congreso Nacional de Seguridad y Salud en el Trabajo que se celebrará en Barcelona los días 17 y 18 de marzo de 2027.
Spain – Building construction work – Concesión de obra, para la redacción del proyecto y dirección facultativa, construcción y explotación del Palacio de Congresos y Exposiciones de Madrid
Opportunity Score
Why this score?
Opportunity
60 / 100
Complexity
55 / 100
Risk factors
Only 15 days to prepare a complete offer. This increases risk of errors or inability to gather required references.
Full procurement documents (SWZ, OPZ) were not analyzed. Crucial details on venue requirements, payment terms, or penal...
Deep Portfolio Analysis
Uses:
- Description
- Industries & Services
- Capabilities
- Market & Experience
- Certifications