Digitization and digital management of physical archive for settlements and buildings department

LOT-0001

ΠΑΡΟΧΗ ΥΠΗΡΕΣΙΩΝ ΨΗΦΙΟΠΟΙΗΣΗΣ ΚΑΙ ΗΛΕΚΤΡΟΝΙΚΗΣ- ΨΗΦΙΑΚΗΣ ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗΣ ΤΟΥ ΦΥΣΙΚΟΥ ΑΡΧΕΙΟΥ ΤΟΥ ΤΜΗΜΑΤΟΣ ΠΑΡΑΔΟΣΙΑΚΩΝ ΟΙΚΙΣΜΩΝ ΚΑΙ ΔΙΑΤΗΡΗΤΕΩΝ ΚΤΙΡΙΩΝ ΤΟΥ ΥΠΟΥΡΓΕΙΟΥ ΕΣΩΤΕΡΙΚΩΝ/ΤΟΜΕΑΣ ΜΑΚΕΔΟΝΙΑΣ ΚΑΙ ΘΡΑΚΗΣ

Αντικείμενο της σύμβασης είναι η ψηφιοποίηση και η ηλεκτρονική αρχειοθέτηση του φυσικού αρχείου του Τμήματος Παραδοσιακών Οικισμών και Διατηρητέων Κτιρίων (ΠΟ&ΔΚ) για περίπου 7.500 «υποθέσεις». Οι παρεχόμενες υπηρεσίες περιλαμβάνουν τη μετατροπή του αναλογικού αρχείου σε ψηφιακή μορφή, με σάρωση εγγράφων, σχεδίων και φωτογραφιών υψηλής ανάλυσης, ενώ θα πραγματοποιηθεί και μετάπτωση των ήδη ψηφιοποιημένων δεδομένων που φιλοξενούνται στην υφιστάμενη βάση δεδομένων του Τμήματος ΠΟ&ΔΚ. Για τη διαχείριση των ψηφιοποιημένων εγγράφων και των σχετικών με αυτά δεδομένων θα δημιουργηθεί ένα ψηφιακό αποθετήριο που θα επιτρέπει τη συλλογή, αποθήκευση, διαχείριση και ανάλυση πληροφορίας, ενσωματώνοντας ψηφιοποιημένα αρχεία όπως εγκρίσεις, αποφάσεις, μελέτες, σχέδια και φωτογραφίες. Θα τηρηθεί ο βασικός κορμός της υπάρχουσας δομής, εξασφαλίζοντας έτσι την καλύτερη οργάνωση και διαχείριση του υλικού και την αντιστοίχιση με το αναλογικό υλικό. Για τη βελτίωση της αποδοτικότητας του συστήματος θα πραγματοποιηθεί προσθήκη νέων πεδίων για τη βελτίωση της λειτουργικότητας της μηχανής αναζήτησης, καθώς και ενοποίηση υπαρχόντων πεδίων σε συνεργασία με τον Φορέα, όπου αυτό απαιτείται. Παράλληλα, με την ανάπτυξη του ψηφιακού αποθετηρίου, θα γίνει προμήθεια και εξοπλισμού για τη διαδικασία της ψηφιοποίησης. Ειδικότερα, μέσω της πράξης θα πραγματοποιηθεί προμήθεια δύο (2) επιτραπέζιων Η/Υ με ισάριθμες οθόνες, ενός (1) πολυμηχανήματος και ενός (1) συστήματος δίσκων NAS ελάχιστης συνολικής χωρητικότητας 80ΤΒ.