Framework agreement for tree inspections

LOT-0001

Rahmenvertrag Baumkontrollen

Es ist beabsichtigt, die im nachfolgenden Leistungsverzeichnis bezeichneten Arbeiten zu vergeben. Die Stadt Hohen Neuendorf ist als Eigentümerin bzw. Baulastträgerin auf gewidmeten Verkehrsflächen für die Verkehrssicherheit der Bäume verantwortlich. Die ausgeschriebenen Baumkontrollen dienen dem Ziel, der Verkehrssicherungspflicht nachzukommen, Fehlentwicklungen zu korrigieren und Gefahren abzuwehren. Die Leistungen, für die mit dem ausgewählten Bieter diese Rahmenvereinbarung abgeschlossen werden soll, umfassen die Regelkontrolle in Form einer VTA- bzw. FLL-Sichtkontrolle von Bäumen sowie waldähnlichen Beständen. Es sind ca. 18.000 Bäume im Baumkataster der Stadt Hohen Neuendorf erfasst. Die Unterteilung erfolgt nach Zuständigkeit entsprechend Baumtyp (Fachbereich Bauen [lfd. Nr. 1, Stand 08.12.2025] und Fachbereich Stadtservice [lfd. Nr. 2 - 3, Stand 25.02.2026]). 1. Straße: 13.618 2. Grünflächen, Friedhöfe, Feuerwehr, Spielplätze: 3.036 3. Hort, Schule, Sportplätze, Pachtgrundstücke: 1.161 Summe: 17.815 Bäume Für die lfd. Nummer 3 (Horte, Schulen, Sportplätze und Pachtgrundstücke) ist vor der Kontrolle eine Anmeldung zwingend notwendig. Diese Anmeldung ist mit dem FB Stadtservice abzustimmen. Ein Führungszeugnis ist nicht notwendig. Es ist eine zuverlässige Leistungserbringung der jährlichen Kontrollen notwendig. Die Kontrollen sind über das Jahr verteilt durchzuführen. Für die lfd. Nummer 1 (Straße) erfolgt eine Abarbeitung nach Straßen, diese wurden im Vorfeld nach Effizienz sortiert. Das Angebot ist schriftlich in deutscher Sprache abzufassen. Dies gilt auch für alle geforderten zusätzlichen Unterlagen und Erklärungen. Der Schriftverkehr mit der ausschreibenden Stelle ist ebenfalls in deutscher Sprache zu führen. Die Rechnungslegung hat nach Einspielung eines mobilen Auftrages zu erfolgen. Dabei ist zwingend darauf zu achten, dass die Rechnungslegung für den Fachbereich Bauen getrennt von der Rechnungslegung für den Fachbereich Stadtservice erfolgt. Die Bäume sind mit Plaketten nummeriert und in der Karte verortet. Die Leistungen sind innerhalb von 3 Werktagen nach der Auftragserteilung zu beginnen und fortlaufend des entsprechenden Kontrollgebietes abzuarbeiten. Die ca. 18.000 Bäume sind kontinuierlich einmal im Jahr einer Sichtkontrolle zu unterziehen. Diese Sichtkontrollen sind mit Archikart mobile "Baum" zu dokumentieren. Eventuell entstehende Kosten und Aufwendungen, die durch die Bereitstellung der benötigten Kontrollsoftware anfallen, trägt grundsätzlich der Auftragnehmer (AN). Die zu begutachtenden Bäume befinden sich an mehreren örtlich voneinander getrennten Bereichen im Stadtgebiet von Hohen Neuendorf und den einzelnen Stadtteilen. Die Kontrollen finden an Bundes-, Landes-, Kreis und Kommunalstraßen, sowie an befestigten und unbefestigten Wegen und auf kommunalen, bebauten und unbebauten Grundstücken statt. Hinsichtlich der fachlichen Anforderungen gilt die ZTV-Baumpflege - Zusätzliche Technische Vertragsbedingungen und Richtlinien für Baumpflege 2017, der Forschungsgesellschaft Landschaftsentwicklung Landschaftsbau e. V. vollumfänglich und deren Vorgaben sind unbedingt einzuhalten. Die Stammdurchmesser wurden in 1,30 m Höhe ermittelt. Sofern der Kronenansatz tiefer als 1,30 m liegt, wurde direkt unterhalb gemessen. Bei mehrstämmigen Bäumen (Vergabelungen in < 0,5 m Höhe) wird jeder Stämmling getrennt angegeben. Es werden von der Stadt Hohen Neuendorf nur Baumkontrolleure für die Baumkontrollen zugelassen, die das FLL-Zertifikat "FLL-Zertifizierter Baumkontrolleur" sowie Seminare in der VTA-Methode nachweisen können. Des Weiteren wird eine erfolgreich abgeschlossene Ausbildung zum European Tree Worker oder Fachagrarwirt für Baumpflege und Baumsanierung vorausgesetzt. Alle Zertifizierungen und Abschlüsse müssen mit Einreichen des Angebots und während der gesamten Vertragslaufzeit gültig sein. Der Nachweis ist mit der Angebotsabgabe und jederzeit auf Verlangen des Auftraggebers (AG) vorzulegen. Über Gefährdungen der Verkehrssicherheit ist der AG unverzüglich zu unterrichten. Bei der Rahmenvereinbarung wird zwischen dem Bieter und dem AG für die in der Leistungsbeschreibung aufgeführten Punkte 1 - 4 insgesamt ein Vertrag abgeschlossen. Der Vertrag wird mit einer befristeten Laufzeit von 2 Jahren für die Leistungen der Punkte 1 - 4, (01.01.2027 bis 31.12.2028) abgeschlossen. Der Vertrag kann durch den AG 2 Mal um 1 Jahr verlängert werden (01.01.2029 bis 31. 12. 2029, 01.01.2030 bis 31.12. 2030), maximal bis zum 31.12.2030. Das Recht einer fristlosen Kündigung wird nicht ausgeschlossen. Diese ist aus besonderen Gründen bereits mit einer Frist von 14 Tagen zum jeweils folgenden Monatsende möglich. Zurzeit wird mit der Version 4.77 in Archikart gearbeitet. Für erforderliche Wartungsarbeiten bzw. zur Gewährleistung von Updates ist es notwendig, dass der AN-seitige Arbeitsprozess unterbrochen wird und alle Baumdatensätze an den AG zurückgespielt werden. Davon ist in einem zeitlichen Umfang von ca. 4 Stunden pro Monat nach gemeinsamer Abstimmung bzw. Ankündigung (7 Tage vorher) auszugehen. Der AG behält sich das Recht vor, die Fachanwendung Archikart zur Verwaltung des Baumkatasters gegen eine andere Fachanwendung auszutauschen. Sollte der AG die Fachanwendung für die Verwaltung des Baumkatasters wechseln, ist der AN verpflichtet, diesen Wechsel ebenfalls zu vollziehen. Der Wechsel kann eine Anpassung der Arbeitsweise zur Folge haben. Das Ziel des Wechsels ist eine Vereinfachung der Arbeitsweise für AN und AG. Der AG verpflichtet sich selbst, diesen Wechsel in einem zeitlich angemessenen Rahmen vorab anzukündigen sowie auch durchzuführen. Alle weiteren Details können Sie der Leistungsbeschreibung entnehmen.