Election relocation services

De gemeente Voorne aan Zee vindt het belangrijk dat de inschrijver aan kan geven op welke manier zij invulling gaan geven aan de opdracht. Om een goed beeld hiervan te krijgen vraagt de gemeente de inschrijver een zo volledig en concreet mogelijk conceptdraaiboek op te stellen voor de uitvoering van alle (logistieke) werkzaamheden tijdens de verkiezingen. Bij de beoordeling van het conceptdraaiboek let de gemeente op de volledigheid en mate van concreetheid van het conceptdraaiboek, de haalbaarheid van de voorgestelde aanpak/planning, de aansluiting op de praktijk en de onderkenning van risico’s met bijbehorende maatregelen. Het conceptdraaiboek dient minimaal onderstaande onderdelen te bevatten: • een gedetailleerde planning waarin alle werkzaamheden worden beschreven

• het in te zetten projectteam en de verdeling van taken en verantwoordelijkheden, onderbouwd met een urenbegroting

• de wijze van afstemming met zowel de opdrachtgever als de externe betrokken partijen

• de inzet van personeel, transportmiddelen en materiaal

• de beheersing van risico’s en knelpunten

• de aanpak bij drukte en piekmomenten.

De inschrijver toont aan over voldoende kennis van de geografische situatie binnen de gemeente Voorne aan Zee te beschikken en/of deze kennis op voldoende wijze tot zich te nemen. Deze kennis is relevant voor de logistieke uitvoering. Van de inschrijver wordt in ieder geval verwacht dat hij kennis heeft van de lokale omstandigheden bij de gemeentelijke stemlocaties. Onder lokale omstandigheden verstaat de gemeente in ieder geval de bereikbaarheid, locatieligging, reistijden, verkeerssituaties en lokale bijzonderheden. De door gemeente geplande werkzaamheden met betrekking tot de stemlocaties en/of de werkzaamheden in of op routes naar de stemlocaties worden tijdig door de gemeente gecommuniceerd. Van de opdrachtnemer wordt in dat geval verwacht dat deze flexibel is in inzet en kan inspelen op verwachte en onverwachte wijzigingen. In de beschrijving leest de gemeente graag het volgende terug: • welke kennis inschrijver heeft over het werkgebied van de gemeente Voorne aan Zee en hoe de inschrijver in staat is om bij de uitvoering van de werkzaamheden deze kennis te vergroten

• op welke wijze deze kennis wordt ingezet bij de uitvoering

• hoe rekening wordt gehouden met lokale omstandigheden

• hoe routes, locaties en planning daarop worden afgestemd

• onderbouwing met concrete voorbeelden.

De gemeente Voorne aan Zee vindt het belangrijk dat de inschrijver beschrijft hoe er wordt omgegaan met calamiteiten en onverwachte situaties. Onder calamiteiten worden onder meer verstaan: uitval van personeel, vertragingen, storingen, spoedverzoeken en andere afwijkingen in de uitvoering. De gemeente leest graag terug op welke manier de inschrijver omgaat met onderstaande beschreven voorbeeldcasus van twee calamiteiten. Op de verkiezingsdag komen er bij Team Verkiezingen van de opdrachtgever twee meldingen tegelijkertijd binnen. De meldingen worden doorgezet naar de coördinator van opdrachtnemer om de meldingen binnen 60 minuten op te (laten) lossen. Melding 1: Bij een sporthal (welke fungeert als stembureau) in Hellevoetsluis, is de elektriciteit uitgevallen, waardoor er geen licht en verwarming is. Melding 2: Bij een stembureau in Rockanje blijkt de voorzitter door een stemgerechtigde inwoner te zijn geïnformeerd over het niet kunnen betreden van het stembureau met een scootmobiel. In de beantwoording let de gemeente onder andere op de mate van flexibiliteit en oplossingsgerichtheid, de communicatie en afstemming, het tijdig oplossen van de meldingen, hoe de verantwoording van de inzet wordt gerapporteerd en afgestemd met de gemeente en de borging van continuïteit tijdens de verkiezingen.

Het onderdeel prijs wordt beoordeeld aan de hand van de minimum- en de maximumprijs. Inschrijvingen op de minimumprijs krijgen het maximaal aantal punten van 30 punten voor het criterium prijs. Inschrijvingen op de maximumprijs krijgen 0 punten. Inschrijvingen onder de minimumprijs of boven de maximumprijs worden terzijde gelegd.