Event management IT services

LOT-0001

2026/EVENTMANAGEMENT

Probleemstelling en projectdoelstellingen GO! organiseert en ondersteunt jaarlijks een aanzienlijk aanbod aan opleidingen, professionaliseringsactiviteiten, studiedagen en andere vormingsinitiatieven voor verschillende doelgroepen binnen en buiten het GO!. De huidige toepassing wordt daarbij gebruikt voor het publiceren van het aanbod, het beheren van inschrijvingen, het opvolgen van deelnemers, het verzenden van communicatie per mail, het genereren van aanwezigheidslijsten en attesten, en het aanleveren van gegevens voor facturatie en rapportering. De toepassing wordt onder meer gebruikt voor activiteiten van de pedagogische begeleidingsdienst en de Permanente Ondersteuningscel voor de CLB’s, en richt zich tot medewerkers van GO!-instellingen, scholengroepen, centrale diensten en externe deelnemers. Cumulatief zijn er ongeveer 59.000 geregistreerde deelnemers en gemiddeld ongeveer 20.000 inschrijvingen per jaar. De evenementen kunnen betalend of gratis aangeboden worden. De processen hebben daardoor zowel een administratieve, financiële, communicatieve als beleidsmatige impact. De huidige toepassing is gebouwd op een legacy-platform en is daarom aan vervanging toe. Naast de technische veroudering zijn ook de huidige processen onvoldoende gestroomlijnd. Verschillende deelprocessen verlopen vandaag manueel of via parallelle toepassingen. De huidige toepassing ondersteunt ook onvoldoende data-zelfbediening voor deelnemers, beleidsrapportering en integraties zoals single sign-on of facturatie.. GO! wil daarom een moderne eventmanagementoplossing implementeren die het volledige proces rond opleidingen en professionaliseringsactiviteiten beter ondersteunt: van publicatie van het aanbod en inschrijving tot deelname, tevredenheidsevaluatie, attestering, rapportering en financiële verwerking. GO! stelt daarbij volgende leidende principes voorop: • één geïntegreerde oplossing voor het beheer van opleidingen, professionaliseringsactiviteiten en andere events binnen het toepassingsgebied; • maximaal gebruik van standaardfunctionaliteiten en standaardprocessen; • beperking van maatwerk en vermijding van parallelle databanken of dubbele procesvoering; • integratie met bestaande GO!-systemen waar gegevens of processen reeds beheerd worden; • gebruiksvriendelijke ondersteuning voor zowel deelnemers, organisatoren, beheerders als financiële en administratieve medewerkers; • betrouwbare communicatie, deelnemersopvolging, attestering en rapportering. De doelstellingen van GO! bij de implementatie van een nieuwe eventmanagementoplossing zijn: • de continuïteit en betrouwbaarheid van het event- en opleidingsbeheer verzekeren; • het aanbod aan opleidingen en professionaliseringsactiviteiten vlot en overzichtelijk publiceren; • het inschrijvingsproces voor deelnemers vereenvoudigen en verbeteren; • organisatoren en beheerders ondersteunen bij het aanmaken, beheren, opvolgen en evalueren van activiteiten; • deelnemersregistratie, aanwezigheidsopvolging, attestering en evaluatie beter integreren; • manuele handelingen en dubbele registraties verminderen; • facturatieprocessen beter ondersteunen via koppeling met de financiële systemen of, indien nodig, via efficiënte bulkexport; • data-zelfbediening, rapportering en beleidsinformatie versterken; • deelnemers de mogelijkheid bieden om hun historiek, inschrijvingen en attesten zelf te raadplegen; • toegangsrechten en rollen transparanter, veiliger en meer functiegericht beheren; Om deze doelstellingen te realiseren, zoekt GO! bij voorkeur een toekomstgerichte standaardoplossing die voldoende configureerbaar is en kan koppelen met relevante bestaande systemen, waaronder de GO! contactendatabank en het financiële systeem. De oplossing moet de organisatie ontzorgen op technisch vlak, schaalbaar zijn in functie van gebruik en aanbod, en flexibel kunnen evolueren via onderhoud, updates en verdere functionele uitbreiding. Bestanddelen van de opdracht // zie selectieleidraad