Partial outsourcing of financial administration

LOT-0000

Taloushallinnon osaulkoistaminen, Savukosken kunta

Savukosken kunta on toteuttanut taloushallinnon osaulkoistamisen määräaikaisena järjestelynä 30.9.2026 saakka. Osaulkoistuksen avulla kunnan taloushallinto ja kirjanpito on saatu ajantasaiseksi ja toimintavarmaksi. Saavutettujen hyötyjen perusteella kunta katsoo tarkoituksenmukaiseksi jatkaa osaulkoistuksen mallia myös tulevalla sopimuskaudella. Kunnassa säilytetään taloushallinnon omaa osaamista siten, että taloushallinnon assistentin tehtävä (0,6 htv) avataan haettavaksi osaulkoistussopimuksen solmimisen jälkeen. Kunnan oma henkilöstö vastaa vastuujakotaulukon (liite 2) mukaisista tehtävistä. Osaulkoistettavalla palvelulla tuetaan taloushallinnon toimintavarmuutta sekä varmistetaan riittävät varahenkilöjärjestelyt. Hankinnan keskeiset tavoitteet ovat: - selkeä ja tarkoituksenmukainen työnjako kunnan oman toiminnan ja ulkopuolisen palveluntuottajan välillä - taloushallinnon jatkuvuuden ja varahenkilöjärjestelyjen varmistaminen. Hankinnan kohteena on taloushallinnon palveluiden osaulkoistaminen ajalle 1.10.2026–30.9.2029. Sopimukseen sisältyy mahdollisuus kahteen (2) optiovuoteen. Lopullinen sopimuskausi sekä irtisanomisehdot määritellään sopimusneuvottelujen yhteydessä. Hankinnan ennakoitu kokonaisarvo on 300 000 euroa (alv 0 %). Arvo on tilaajan arvio eikä sido hankintayksikköä. Kyseessä on EU-kynnysarvon ylittävä palveluhankinta, johon sovelletaan lakia julkisista hankinnoista ja käyttöoikeussopimuksista (1397/2016) sekä Euroopan parlamentin ja neuvoston direktiiviä 2014/24/EU. Hankintamenettelynä käytetään avointa menettelyä. Tarjouspyyntöasiakirjat on laadittu suomen kielellä, ja tarjoukset tulee jättää suomen kielellä. Tarjousten jättöaika on 17.6.–4.8.2026. Tarjouksen tulee täyttää kaikki liitteessä 1 esitetyt vähimmäisvaatimukset. Vaatimusten täyttämättä jättäminen johtaa tarjouksen hylkäämiseen. Osatarjouksia tai vaihtoehtoisia tarjouksia ei hyväksytä. Sopimus tehdään kokonaistaloudellisesti edullisimman tarjouksen tehneen tarjoajan kanssa. Vertailuperusteet ovat: - hinta 60 % - laatu 40 % Tasapistetilanteessa valitaan hinnaltaan edullisempi tarjous. Hankintaa ei jaeta osiin, koska jakaminen voisi hankintayksikön arvion mukaan rajoittaa kilpailua tai tehdä sopimuksen toteuttamisesta teknisesti liian vaikeaa tai kallista. Useiden toimittajien koordinointi voisi lisäksi vaarantaa palvelun sujuvan toteutuksen sekä lisätä yhteensopimattomuuden riskiä. Tarkempi kuvaus tilaajasta: -Tilaajalla on vuosittain noin 2 100 myyntilaskua, joista verkkolaskuja on noin 600 kpl ja paperisia noin 1 500 kpl -Tilaajalla on vuosittain noin 6 600 ostolaskua, joista verkkolaskuja on noin 6 500 kpl ja paperisia noin 100 kpl -Tilaajalla on vuosittain noin 200 muistutuslaskua vesilaskutuksen osalta -Tilaajan käyttöomaisuuskirjanpito hoidetaan Pro Economica -järjestelmän käyttöomaisuusosiossa, jonka käyttöomaisuusrekisterissä on yhteensä noin 65 käyttöomaisuusesinettä -Tilaaja laatii vuosittain noin 400 muistiotositetta -Tilaajalla on vesilaitos, josta laaditaan oma tase ja jota seurataan kirjanpidossa erillisenä kokonaisuutena osana tilaajan kirjanpitoa -Tilaajalla ei ole varsinaisia liikelaitoksia, vaan vesihuoltolaitos käsitellään eriytettynä toimintona osana tilaajan kirjanpitoa -Tilaajalla on kolme (3) pankkitiliä -Tilaajan kuntakonserniin kuuluvat tilaajan lisäksi kuntayhtymät (mm. Lapin liitto sekä Lapin jätehuolto kuntayhtymä, Lapeco). Näiden lisäksi konserniin kuuluvat kunnan omistamat tytäryhteisöt kunnan omistusosuuksien mukaisesti -Pelkosenniemen-Savukosken kiinteistökuntayhtymän taloushallinnon tehtäviin kuuluvat mm. kirjanpito, ostolaskujen käsittely, myyntilaskutus, maksuliikenne, tilinpäätöksen ja toimintakertomuksen valmistelu sekä muut taloudenhallinnon tavanomaiset tehtävät ja tämä tulee sisältyä tarjouksessa annettavaan kuukausihintaan -Kiinteistökuntayhtymällä on vuosittain noin 350 ostolaskua ja noin 60 myyntilaskua