CAFM System for FM

Unter dem Kriterium "Preis" bewertet der Auftraggeber das Gesamtkostenbild (Total Cost of Ownership, TCO) über den definierten Betrachtungszeitraum von [] (z. B. Vertragslaufzeit inkl. Optionen). Bewertet wird nicht nur ein einzelner Preiswert, sondern die Vollständigkeit, Transparenz und Plausibilität der Kostenstruktur. Der Auftraggeber erwartet, dass alle relevanten Kostenbestandteile nachvollziehbar ausgewiesen sind, z. B. Lizenz-/Nutzungsentgelte, Implementierungsleistungen, Hosting (sofern relevant), Support- und Wartungskosten, Update-/Releaseleistungen, Schulungen, Schnittstellenleistungen, Datenmigration, Reise- und Nebenkosten sowie etwaige wiederkehrende Betriebskosten - jeweils in der im Preisschema vorgegebenen Struktur. Ein Angebot kann preislich nachteilig bewertet werden, wenn Positionen unklar, konditional, unvollständig oder nicht prüffähig sind, wenn Kosten in unpassenden Positionen "versteckt" werden oder wenn wesentliche Annahmen nicht transparent gemacht werden. Der Auftraggeber kann im Rahmen vergaberechtlich zulässiger Aufklärung Plausibilisierungen anfordern, insbesondere wenn eine ungewöhnlich niedrige Preisgestaltung vorliegt oder die Preisstruktur nicht mit dem technischen und organisatorischen Angebot konsistent erscheint.

Unter diesem Kriterium bewertet der Auftraggeber, wie gut die angebotene CAFM-Lösung die funktionalen, technischen und betrieblichen Anforderungen erfüllt. Dabei geht es nicht nur um die Behauptung der Erfüllung, sondern um die Qualität der Ausprägung: Wie robust ist die Systemarchitektur, wie gut ist die Konfigurierbarkeit ohne Customizing, wie nachvollziehbar ist das Datenmodell, wie gut unterstützt die Lösung Schnittstellen und Integrationen, und wie skalierbar ist die Lösung bei steigender Nutzerzahl, zunehmender Objektanzahl oder wachsendem Funktionsumfang. Integrationsfähigkeit umfasst insbesondere die Fähigkeit, mit den in der Ausschreibung genannten Systemen zusammenzuwirken und dabei Sicherheit, Performance und Stabilität zu gewährleisten. Die Bewertung bezieht auch die technische Umsetzbarkeit im Zielumfeld ein, inklusive Betriebs- und Sicherheitsarchitektur (z. B. Authentifizierung/SSO, Rollen- und Berechtigungskonzept, Protokollierung, Mandantenfähigkeit, API-Design).

Hier bewertet der Auftraggeber die Fähigkeit des Bieters, das CAFM-System strukturiert, risikoarm und termingerecht einzuführen. Bewertet werden unter anderem die Methodik (z. B. agile/hybride Vorgehensmodelle), Projektgovernance und Rollenmodell, Ressourcenplanung (inklusive Schlüsselrollen und Verfügbarkeiten), Risikomanagement, Quality Gates, Test- und Abnahmekonzept sowie das Vorgehen für Rollout und Go-Live. Ein wesentlicher Bestandteil ist die Migrationsstrategie für Stammdaten, Bewegungsdaten und Dokumente, einschließlich Datenbereinigung, Mapping, Validierung und Reconciliation-Ansätzen. Der Auftraggeber bewertet positiv, wenn der Projektansatz realistische Annahmen enthält, Abhängigkeiten transparent macht (z. B. Zuarbeiten des Auftraggebers, Schnittstellenverfügbarkeit, Datenqualität), klare Meilensteine und Entscheidungswege vorsieht und eine nachvollziehbare Stabilisierung ("Hypercare") nach Go-Live einplant. Angebote, die nur generische Projektphrasen enthalten, ohne konkret auf das Umfeld und die Risiken eines CAFM-Rollouts einzugehen, werden entsprechend schwächer bewertet.

Dieses Kriterium bewertet die praktische Nutzbarkeit der Lösung im FM-Alltag sowie die Qualität der Demonstration. Grundlage ist ein definierter Demonstrationsleitfaden mit Szenarien und Use Cases [Flächenmanagement, Instandhaltung, Service Desk, Mobile Working, Konfiguration], der sicherstellen soll, dass alle Bieter entlang vergleichbarer Prozessketten bewertet werden. Bewertet wird, ob Kernprozesse logisch, effizient und nachvollziehbar abgebildet werden, ob die Benutzeroberfläche klar strukturiert ist, ob Rollen- und Berechtigungen in der Praxis funktionieren und ob die Lösung in der Live-Demo stabil und performant läuft. Der Auftraggeber berücksichtigt dabei auch, wie gut typische Nutzergruppen (z. B. FM-Administration, Service Desk, Techniker, Objektverantwortliche, Reporting-Nutzer) unterstützt werden, ob Eingaben und Navigation intuitiv sind und ob die Lösung die operative Zusammenarbeit erleichtert.

Hier bewertet der Auftraggeber die Qualität und Reife des Betriebs- und Supportmodells. Bewertet werden Struktur und Erreichbarkeit des Service Desks, die Ticketbearbeitung (inkl. Dokumentationsstandard), Eskalationsmechanismen, das Incident- und Problem-Management, Release- und Change-Prozesse sowie der Ansatz für Knowledge Transfer und Schulung. Zentral ist die Frage, ob der Bieter ein Supportmodell anbietet, das zur Kritikalität und Nutzungsrealität eines CAFM-Systems passt und ob es klare, messbare Service Level (SLA) und KPIs gibt, die in der Vertragsphase verlässlich gemanagt werden. Der Auftraggeber bewertet positiv, wenn der Bieter klare Verantwortlichkeiten, transparente Kommunikationswege, praxistaugliche Eskalationen sowie ein nachvollziehbares Konzept für kontinuierliche Verbesserung darstellt.