Rental of multifunction copiers and printers for municipal administration

Titre original du lot

Location de copieurs multi-fonction et d'imprimantes pour l'administration communale

Description TED originale

Présentation générale Le présent marché vise établir un nouveau contrat de location avec maintenance et fourniture des consommables d’un certain nombre de MFP (multiple function printer) A3 couleur, de MFP A4 et de simples imprimantes N&B. Plus précisément, la Ville souhaite louer, pour l’ensemble des services communaux (hors enseignement communal) et ce, pour la durée de 48 mois : 34 copieurs A3 32 copieurs A4 13 imprimantes. Concernant les copieurs A3, vu leur grande utilisation par les services, les offrent devront porter sur du matériel neuf et uniformisé. Concernant les copieurs A4, par souci d’économies budgétaires, les offres devront porter sur du matériel usagé (ou reconditionné, financièrement amorti), uniformisé (mêmes consommables), mais dont la durée de vie restante peut couvrir la durée du marché (48 mois), compte tenu des quantités estimées. Dans ce cas, la Ville est intéressée par des offres avec une location à titre gracieux et avec seulement un prix respectivement par clic N&B et couleurs. Concernant les imprimantes N&B, les offrent devront porter sur du matériel neuf et uniformisé. Le prix proposé comprendra l’installation et le raccordement au réseau informatique de la Ville de tous les équipements. Le prix facturé comprendra, outre la location qui couvrira le coût de l’omnium, le prix à la copie noir & blanc et le prix de la copie couleur dans le cas des MFP. Le prix facturé comprendra également le coût de la reprise des équipements en fin de location (prix présenté séparément ou compris dans les autres prix). Au moment de l’exécution du marché, les quantités qui seront commandées pourront différer chacune à la baisse ou à la hausse par rapport à celles mentionnées dans le métré. Une formation est prévue à l’installation et, sur demande, pour le personnel utilisateur ou en charge de la gestion du parc. Le matériel proposé en location est, dans tous les cas, couvert par un contrat d’entretien omnium. Les prix sont établis pour une durée de location de 12 mois étant donné qu’une indexation annuelle à la date anniversaire peut être appliquée par le fournisseur sur la base de l’indice des prix à la consommation (à titre d’exemple, l’indice en mai 2026 : 103,26 en base 2025 = 100). Un entretien préventif doit être réalisé chaque année contractuelle et être attesté par machine (vignette, carnet, tablette…) avec relevé fourni au surveillant du marché. En cas de besoin, la Ville peut demander un second entretien préventif dans la même année, sans frais supplémentaire. La réparation, ainsi que tous les accessoires qui en permettent le parfait fonctionnement sont également compris dans le prix du marché. Les interventions d’entretien et les dépannages ne donnent pas lieu à une facturation supplémentaire. Les interventions de dépannage doivent intervenir rapidement. L’offre doit annoncer un engagement de délai d’intervention. Lorsque le délai de remise en service serait supérieur à celui annoncé, il sera fourni à titre exceptionnel un MFP A4 de dépannage (ou une autre imprimante quand il s’agit d’une imprimante en panne), pendant une durée raisonnable. L’attente d’une pièce de rechange ne peut pas être un motif de retard. Il n’y a pas de minimum de copies à facturer.