Procurement of healthcare temporary staff

Samlet evalueringsteknisk pris jf. Udfyldt tilbudsliste – bilag 3

1. Delkriterium – Sikring af dækningsgrad ( vægter 50 %) Tilbudsgiver skal redegøre for sin tilgang til at sikre en høj dækningsgrad og godt overblik for ordregivers bestillere, herunder arbejde med rekruttering, onboarding og fastholdelse af vikarer. Beskrivelsen skal omfatte systemunderstøttelse, metoder, processer og tiltag, der sikrer, at kommunen får dækket både planlagte og uforudsete vagter. Vurderes positivt, hvis tilbudsgiver: Dokumenterer historisk høj dækningsgrad (gennemsnitligt ≥75-90% på sammenlignelige aftaler) og forklarer, hvordan niveauet opnås og fastholdes. Dokumentation fra Temponizer eller tilsvarende system accepteres. Har en systematisk rekrutteringsproces (løbende vikartiltrækning og lokale- og regionale kanaler) Beskriver onboarding og compliance (reference/kvalifikationstjek og introduktion til kommunens procedurer og retningslinjer) Har fastholdelsestiltag (mentorordninger, trivselssamtaler, forebyggelse, løbende kompetenceudvikling/kurser). Har konkrete tiltag til risikominimering uden meromkostning for ordregiver (beredskab, bufferteams, samarbejde med underleverandører). Beskriver hvordan leverandøren kan sikre, at ordregivers bestillere har et klart og intuitivt overblik over alle igangværende og kommende vagter, så bestillerne til enhver tid kan se vagtens status – fra modtaget bestilling og påbegyndt bemanding til endelig bekræftelse, udførelse og lukning af vagten. Vedhæftet fil må fylde max. 2 A4-sider. 2. Delkriterium – Håndtering af sygemeldinger (vægter 30%) Tilbudsgiver skal redegøre for, hvordan vikarernes sygemeldinger håndteres, herunder procedurer for modtagelse, registrering og opfølgning. Der skal særligt beskrives, hvordan leverandøren arbejder med tilbagevendende eller gentagende sygemeldinger, og hvilke tiltag der sikrer kontinuitet og stabil drift over for kommunen. Har klare, dokumenterede procedurer for anmeldelse og registrering af sygemelding (kanaler, tidsfrister, dokumentationskrav). Kan hurtigt iværksætte erstatningsdækning ved akut sygdom Arbejder systematisk med forebyggelse: trivselstiltag, ergonomi, belastningsstyring, debriefing, adgang til rådgivning. Har en procedure for gentagne sygemeldinger (fx tærskler for opfølgning, samtaler, handlingsplaner, mentorstøtte) Vedhæftet fil må fylde max. 2 A4-sider. 3. Delkriterium – Drift og proces ved booking af standard- og akutvagter (vægter 20%) Tilbudsgiver skal beskrive sin driftsmodel og arbejdsgange i forbindelse med booking af både standardvagter og akutvagter. Beskrivelsen skal indeholde information om hvordan responstider overholdes, kommunikationsveje, tilgængelighed, systemunderstøttelse samt procedurer for hurtig håndtering af akutte behov. Vurderes positivt, hvis tilbudsgiver: Anvender moderne systemunderstøttelse (platform/portal/app), herunder: Kommunens adgang til status på bestillingen Logning af kommunikation vedr. bestilling. Beskriver robuste arbejdsgange: modtagelse af bestilling → match → bekræftelse til bestiller → udsendelse af vagtinfo til vikar → opfølgning før vagten → håndtering af ændringer/aflysninger. Har kontinuitets-tiltag (stamvikarer pr. enhed, kendte profiler, teams for specifikke fagområder) Vedhæftet fil må fylde max. 2 A4-sider.