Office Supplies and Paper

De aanbestedende dienst ontzorgen, een gestroomlijnd bestelproces borgen voor alle onderwijslocaties en proactief meedenken over procesoptimalisatie en onderwijsbehoeften. De inschrijver beschrijft concreet en realistisch hoe de operationele en tactische samenwerking wordt ingericht: 1. Account- en servicemanagement: • Wijze van ontzorging van zowel de centrale organisatie (contractbeheer, facturatie) als de individuele locaties (secretariaten, conciërges, docenten). 2. Bestelomgeving & Gebruiksgemak (inclusief Verplichte Demo): • Beschrijving van het online bestelportaal. • Demo van de bestelomgeving: Inschrijvers leveren bij inschrijving inloggegevens aan voor een representatieve demo-omgeving (inclusief een testaccount). De beoordelingscommissie toetst de werking aan de hand van de bestelbeleving en het gebruik van de aangeboden webshop. 3. Trends, innovatie en assortimentsbeheer: • Wijze waarop de aanbestedende dienst periodiek wordt geadviseerd over relevante marktontwikkelingen, schonere alternatieven en digitalisering. 4. Implementatie en transitie: • Een integraal implementatieplan vanaf gunning tot en met 'go-live'. • Duidelijke scheiding van acties voor opdrachtnemer versus benodigde inzet/input van de opdrachtgever (zoals koppelingen met financieel systeem/ERP, aanleveren gebruikersbestanden).

Doel: Maximale CO2-reductie, het verminderen van verkeersbewegingen rondom scholen en het toepassen van circulaire en verpakkingsarme oplossingen. De inschrijver maakt inzichtelijk hoe duurzaamheid operationeel verankerd is en specifiek wordt toegepast op deze opdracht: 1. Ketenverantwoordelijkheid en toeleveranciers: • Aantoonbare duurzaamheidsafspraken met fabrikanten en toeleveranciers

• De methode waarop toezicht en controle op deze ketenafspraken plaatsvindt. 2. Stad en schoollogistiek: • Wijze van transport en belevering van de locaties

• Maatregelen ter vermindering van vervoersbewegingen en verkeersdrukte/verkeersonveiligheid rondom schoolpleinen tijdens haal- en brengtijden

• Specifiek voor Perceel 2 (Papier): de logistieke afhandeling van zware pallet- en doosleveringen tot de gewenste opslagplek in het gebouw. 3. Verpakkingen & afvalpreventie: • Aanpak rondom het reduceren, hergebruiken en recyclen van verpakkingsmaterialen (bijvoorbeeld herbruikbare rolcontainers, retoursystemen voor dozen, plasticvrij verpakken). • Retourlogistiek van reststromen (indien van toepassing). Vormvereisten K2: Maximaal 3 pagina's A4. Lettergrootte minimaal 10 pt, regelafstand minimaal enkel.

Doel: Garanderen dat het afgesproken kwaliteits- en serviceniveau continu gemonitord, gehandhaafd en verbeterd worden. De inschrijver levert een concreet prestatiekader op: 1. Relevante KPI's: • Formulering van minimaal de cruciale operationele indicatoren, waaronder:  Leverbetrouwbaarheid

 Klachtafhandeling

 Uitleveringsgraad kernassortiment vs. backorders/naleveringen.  Facturatienauwkeurigheid. 2. Meetmethodiek & rapportage: • Eenduidige meetwijze, bronnen (ERP/WMS) en rapportagecyclus (maandelijks/per kwartaal). • Toevoeging van een representatief format/concept voor de periodieke managementrapportage (dashboard). 3. Handhaving en corrigerende maatregelen: • Escalatiematrix en structureel verbetertraject wanneer een KPI onder de norm scoort. • Proactieve communicatie richting de opdrachtgever bij dreigende verstoringen. Vormvereisten K3: Maximaal 3 pagina's A4 (inclusief voorbeeld managementdashboard). Lettergrootte minimaal 10 pt, regelafstand minimaal enkel.

Prijsonderdeel 1&2

Doel: Garanderen dat het afgesproken kwaliteits- en serviceniveau continu gemonitord, gehandhaafd en verbeterd worden. De inschrijver levert een concreet prestatiekader op: 1. Relevante KPI's: • Formulering van minimaal de cruciale operationele indicatoren, waaronder:  Leverbetrouwbaarheid

 Klachtafhandeling

 Uitleveringsgraad kernassortiment vs. backorders/naleveringen.  Facturatienauwkeurigheid. 2. Meetmethodiek & rapportage: • Eenduidige meetwijze, bronnen (ERP/WMS) en rapportagecyclus (maandelijks/per kwartaal). • Toevoeging van een representatief format/concept voor de periodieke managementrapportage (dashboard). 3. Handhaving en corrigerende maatregelen: • Escalatiematrix en structureel verbetertraject wanneer een KPI onder de norm scoort. • Proactieve communicatie richting de opdrachtgever bij dreigende verstoringen. Vormvereisten K3: Maximaal 3 pagina's A4 (inclusief voorbeeld managementdashboard). Lettergrootte minimaal 10 pt, regelafstand minimaal enkel.

Doel: Maximale CO2-reductie, het verminderen van verkeersbewegingen rondom scholen en het toepassen van circulaire en verpakkingsarme oplossingen. De inschrijver maakt inzichtelijk hoe duurzaamheid operationeel verankerd is en specifiek wordt toegepast op deze opdracht: 1. Ketenverantwoordelijkheid en toeleveranciers: • Aantoonbare duurzaamheidsafspraken met fabrikanten en toeleveranciers

• De methode waarop toezicht en controle op deze ketenafspraken plaatsvindt. 2. Stad en schoollogistiek: • Wijze van transport en belevering van de locaties

• Maatregelen ter vermindering van vervoersbewegingen en verkeersdrukte/verkeersonveiligheid rondom schoolpleinen tijdens haal- en brengtijden

• Specifiek voor Perceel 2 (Papier): de logistieke afhandeling van zware pallet- en doosleveringen tot de gewenste opslagplek in het gebouw. 3. Verpakkingen & afvalpreventie: • Aanpak rondom het reduceren, hergebruiken en recyclen van verpakkingsmaterialen (bijvoorbeeld herbruikbare rolcontainers, retoursystemen voor dozen, plasticvrij verpakken). • Retourlogistiek van reststromen (indien van toepassing). Vormvereisten K2: Maximaal 3 pagina's A4. Lettergrootte minimaal 10 pt, regelafstand minimaal enkel.

Doel: De aanbestedende dienst ontzorgen, een gestroomlijnd bestelproces borgen voor alle onderwijslocaties en proactief meedenken over procesoptimalisatie en onderwijsbehoeften. De inschrijver beschrijft concreet en realistisch hoe de operationele en tactische samenwerking wordt ingericht: 1. Account- en servicemanagement: • Wijze van ontzorging van zowel de centrale organisatie (contractbeheer, facturatie) als de individuele locaties (secretariaten, conciërges, docenten). 2. Bestelomgeving & Gebruiksgemak (inclusief Verplichte Demo): • Beschrijving van het online bestelportaal. • Demo van de bestelomgeving: Inschrijvers leveren bij inschrijving inloggegevens aan voor een representatieve demo-omgeving (inclusief een testaccount). De beoordelingscommissie toetst de werking aan de hand van de bestelbeleving en het gebruik van de aangeboden webshop. 3. Trends, innovatie en assortimentsbeheer: • Wijze waarop de aanbestedende dienst periodiek wordt geadviseerd over relevante marktontwikkelingen, schonere alternatieven en digitalisering. 4. Implementatie en transitie: • Een integraal implementatieplan vanaf gunning tot en met 'go-live'. • Duidelijke scheiding van acties voor opdrachtnemer versus benodigde inzet/input van de opdrachtgever (zoals koppelingen met financieel systeem/ERP, aanleveren gebruikersbestanden). Vormvereisten K1: Maximaal 4 pagina's A4. Lettergrootte minimaal 10 pt, regelafstand minimaal enkel.

Prijsonderdeel 1 (P1)