HR and payroll system supply and implementation
Original notice title
Poland – Software package and information systems – Dostawa i wdrożenie systemu kadrowo-płacowego dla Państwowego Gospodarstwa Wodnego Wody Polskie
Opportunity Score
Why this score?
Opportunity
70 / 100
Complexity
75 / 100
Risk factors
Only 15 days to prepare a complete technical and commercial proposal; insufficient for many bidders.
Requirement for 3 similar implementations each > PLN 3M and 2 long-term ERP maintenance contracts (24 months) may be ha...
Deep Portfolio Analysis
Uses:
- Description
- Industries & Services
- Capabilities
- Market & Experience
- Certifications
Tender facts
- Contracting authority
- Państwowe Gospodarstwo Wodne Wody Polskie
- Country
- Poland
- CPV
- 48000000 - Software package and information systems +6 more
- Deadline
- Jul 22, 2026
- Estimated value
- PLN 26M (approx. EUR 6.1M)
Overview
Moderate opportunityKey Facts
- PLN 26M estimated value
- Supplies contract
- 1 lot
- Duration 139 MONTH
- Delivery and implementation of a comprehensive HR and payroll system
- Data migration from existing systems
Show full summary
This is an open tender by Państwowe Gospodarstwo Wodne Wody Polskie for the delivery and implementation of an HR and payroll system, including data migration, post-implementation support, maintenance, and optional modification services. The contract has a total estimated value of PLN 25,990,239.01 covering the basic order, an option, and four renewals over 139 months. The tender is EU-funded and requires strict compliance with ICT security regulations. The deadline for submission is July 22, 2026, with a very short response time.
Risks
Only 15 days to prepare a complete technical and commercial proposal; insufficient for many bidders.
Requirement for 3 similar implementations each > PLN 3M and 2 long-term ERP maintenance contracts (24 months) may be ha...
Analysis may be incomplete
Only part of the procurement documentation was analyzed. Additional eligibility requirements, certificates, or submission documents may exist in the remaining tender documentation.
Key Requirements
Technical
- ICT products/services must not be from high-risk suppliers as per Polish cybersecurity law or EU sanctions
Administrative
- Bidders must submit a list of ICT elements used (Form 2c) with the offer
- System must meet all functional requirements as specified in the OPZ; a confirmation spreadsheet (Form 2b) must be filled exactly; missing functionality leads to rejection
Requirements may be incomplete.
Award Criteria
Lot 1
Buyer
Location
Warszawa, POL
Website
Buyer profile
Identifier
368302575
Activity
Environmental protection
Lots (1)
LOT-0001
Delivery and Implementation of HR and Payroll System for Polish Waters State Water Holding
Supply and implementation of a comprehensive HR-payroll system, including migration, training, post-implementation support, maintenance, and optional modification services over multiple stages.
EUR 6.1M
Estimated value
Location
Duration
Category
Award Criteria
Deadline
Award details
Kryterium - CENA BRUTTO 60%: Każda spośród ofert niepodlegających odrzuceniu będzie punktowana w kryterium "cena brutto" poprzez porównanie ceny brutto (zamówienia podstawowego wraz z opcją) najniższej spośród wszystkich ofert niepodlegających odrzuceniu do ceny brutto oferty badanej, wg wzoru: C = (Cn : Cb) x 60, gdzie: C – liczba punktów przyznana badanej ofercie w kryterium „cena brutto”, Cn – cena brutto najniższa spośród wszystkich ofert podlegających ocenie, Cb – cena brutto oferty badanej. Łącznie w kryterium można uzyskać maksymalnie 60 punktów.
Additional CPV codes
Value note
Show original TED data
Original lot title
Dostawa i wdrożenie systemu kadrowo-płacowego dla Państwowego Gospodarstwa Wodnego Wody Polskie
Original TED description
Przedmiotem Zamówienia jest dostawa, a następnie wdrożenie Systemu kadrowo-płacowego w Państwowym Gospodarstwie Wodnym Wody Polskie wraz z Migracją Danych i Asystą Powdrożeniową oraz ze świadczeniem Serwisu Utrzymaniowego oraz Usługi Modyfikacji realizowanej w ramach prawa opcji, zgodnie z wymaganiami Zamawiającego określonymi w Opisie przedmiotu zamówienia (Załączniku Nr 1 do SWZ) i Umowie (Załącznik nr 10 do SWZ). Zamawiający przewiduje następujące etapy realizacji zamówienia: Etap 0 – Przygotowanie Projektu, Etap 1 – Analiza, Etap 2 – Budowa Systemu, Etap 3 – Szkolenia, Etap 4 – Start Produkcyjny, Etap 5 – Asysta Powdrożeniowa, Etap 6 - Serwis Utrzymaniowy. Zamawiający wymaga, aby oferowany przedmiot zamówienia, w tym wszystkie produkty ICT, usługi ICT oraz procesy ICT wykorzystywane do realizacji zamówienia nie obejmował: a) produktów ICT*, usług ICT lub procesów ICT wskazanych w rekomendacji, o której mowa w art. 33 ust. 4 ustawy z dnia 5 lipca 2018 r. o krajowym systemie cyberbezpieczeństwa (Dz. U. z 2026 r. poz. 20 i 252), stwierdzającej ich negatywny wpływ na podstawowy interes bezpieczeństwa państwa, b) produktu ICT, którego typ został określony w decyzji w sprawie uznania dostawcy za dostawcę wysokiego ryzyka, o której mowa w art. 67b ust. 15 ustawy z dnia 5 lipca 2018 r. o krajowym systemie cyberbezpieczeństwa, lub usługę ICT, lub proces ICT, określone w tej decyzji. Jeżeli Wykonawca zaoferuje rozwiązanie, o którym mowa w pkt 1) lub 2) powyżej, oferta podlegać będzie odrzuceniu na podstawie art. 226 ust. 1 pkt 17) lub pkt 19) ustawy Pzp. Wykonawca zobowiązany jest do złożenia wraz z Formularzem oferty “Wykazu elementów ICT wykorzystywanych podczas realizacji zamówienia”, którego wzór stanowi Załącznik Nr 2c do SWZ. *ICT (z ang.: Information and Communication Technologies) – Technologie Informacyjno-Komunikacyjne
Procurement Details
- Publication date
- 07 Jul 2026
- Languages
- Polish
Reference metadata
- Legal basis
- 32014L0024
Reference IDs
- Tender ID
- 470171-2026
Documents (2)
Similar tenders
Poland – Programming services of packaged software products – Zaprojektowanie, wytworzenie, konfiguracja, wdrożenie i uruchomienie systemu informatycznego dla Regionalnego Centrum Medycyny Cyfrowej wraz z przeszkoleniem użytkowników i utrzymaniem systemu
Italy – Portable computers – FORNITURA DI BENI E SERVIZI PER LA GESTIONE INTEGRATA DELLE POSTAZIONI DI LAVORO (PDL) SUDDIVISA IN 5 LOTTI
Poland – System management software package – Zakup, wdrożenie, konfiguracja, uruchomienie systemu monitoringu infrastruktury IT wraz z niezbędnymi licencjami
Finland – Software implementation services – Sähköisen ajanvarauksen järjestelmän hankinta sote-palveluihin
Czechia – Software supply services – Dodávka, implementace a podpora nástroje pro Automatizované ověřování zabezpečení (ASV – Automated Security Validation)
Germany – IT services: consulting, software development, Internet and support – Migration der IT-Strukturen der ALP an das IT-DLZ
Opportunity Score
Why this score?
Opportunity
70 / 100
Complexity
75 / 100
Risk factors
Only 15 days to prepare a complete technical and commercial proposal; insufficient for many bidders.
Requirement for 3 similar implementations each > PLN 3M and 2 long-term ERP maintenance contracts (24 months) may be ha...
Deep Portfolio Analysis
Uses:
- Description
- Industries & Services
- Capabilities
- Market & Experience
- Certifications