Processing and destruction of paper archives

LOT-0000

Bewerking en vernietiging papieren archieven

Zoals bij de aanleiding beschreven is de aard van de opdracht tweeledig: 1. er moeten blijvend te bewaren archieven worden overgebracht, en; 2. er moeten archieven rechtmatig worden vernietigd, dan wel op een vernietigingsjaar in de toekomst worden gezet. Hier komt voor een deel bij dat nader onderzocht moet worden, wat er met archieven moet gebeuren. Dit geldt voor een paar kleinere archieven, zoals de provinciale adviescommissies en het openbaar lichaam voor de vuilstort in Maarsbergen. Het doel van de opdracht is dat na afloop van de opdracht: 1. alle te bewaren archieven zijn overgebracht naar Het Utrechts Archief (HUA); 2. alle dossiers die volgens de Provinciale selectielijst archieven (Provisa) voor 2031 voor vernietiging in aanmerking komen, zijn vernietigd; 3. de vernietigingsverklaringen voor dossiers met een langere bewaartermijn dan 2030 gereed zijn gemaakt voor vernietiging in het jaar dat dit volgens de selectielijst moet. Zie verder par. 2.4 van de Leidraad. Bij deze Leidraad is een gedetailleerder overzicht (zie Bijlage 11) gevoegd met de betreffende archieven, de verwachte omvang blijvend te bewaren en een toelichting op herkomst en beoogde bewerking. Samengevat betreft het op hoofdlijnen de volgende archieven, met zowel blijvend te bewaren als vernietigbaar: - Gedeputeerde Staten, 1989-1997 en 1997-2011, omvang ca. 855 strekkende meter te bewaren. Het deel 1989- 1997 is voor een deel al beschreven in een conceptinventaris; - Provinciale Staten, 1989-2010, omvang ca. 70 meter; - Commissarissen van de Koningin (Staal en Robbertsen), 1997-2011, omvang ca. 59 meter; - Wegenleggers en bestekken van wegenprojecten, 1939-2010, omvang ca. 44 meter; - Aan de provincie overgedragen archief Wgr+ regio Bestuur Regio Utrecht (BRU), 1995-2015, omvang ca. 31 meter; - Aan de provincie overgedragen archief Dienst Landelijk Gebied, tot en met 2014, omvang ca. 35 meter; - Van provincie Zuid-Holland afkomstig archief vanwege de herindeling van Vijfheerenlanden, eerste helft 20e eeuw tot 2010, omvang ca. 20 meter; - Kleinere archieven in beheer van de provincie Utrecht, elk omvang enkele tot max. 13 meter.