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Postal and hybrid mail services

Berufsgenossenschaft Handel und Warenlogistik·Mannheim, Germany·Deadline Jul 20, 2026 · 13 days left·Open·Services·Framework
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Original notice title

Germany – Postal services – Post- und Hybrid-Postdienstleistungen

50/100

Opportunity Score

Needs reviewHigh complexity
ServicesFrameworkOpen
Why this score?

Opportunity

50 / 100

Complexity

70 / 100

Risk factors

The absence of any estimated contract value or framework maximum value creates significant uncertainty about the scope...

The mandatory certificates (ISO 9001, 27001, Bundesnetzagentur registration) and strict Russian sanctions compliance ma...

Submission deadline in 13 days

Deep Portfolio Analysis

Deep Company Fit Analysis

Uses:

  • Description
  • Industries & Services
  • Capabilities
  • Market & Experience
  • Certifications

Overview

Moderate opportunity

Key Facts

  • Framework procurement
  • Services contract
  • 3 lots
  • Franking and dispatch of letter mail including postal delivery orders for the locations Mannheim, Bonn, and Essen
  • Hybrid postal dispatch of delivery orders and registered mail for the entire organization
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This is an open tender by Berufsgenossenschaft Handel und Warenlogistik for a framework agreement covering postal services (letter post, registered mail, and postal delivery orders) at three locations (Mannheim, Bonn, Essen) and a hybrid postal dispatch service. The tender is divided into four lots. No estimated contract value is provided in the notice. Submission deadline is 20 July 2026 at 08:00 UTC via electronic submission only.

Risks

The absence of any estimated contract value or framework maximum value creates significant uncertainty about the scope...

The mandatory certificates (ISO 9001, 27001, Bundesnetzagentur registration) and strict Russian sanctions compliance ma...

Submission deadline in 13 days

Analysis may be incomplete

Only part of the procurement documentation was analyzed. Additional eligibility requirements, certificates, or submission documents may exist in the remaining tender documentation.

Key Requirements

Technical

  • Bidders must have liability insurance with minimum coverage of €1.5M for personal injury, €0.5M for property damage, and €0.5M for financial loss per claim
  • At least three comparable reference projects must be provided

Certifications

  • Certificates required: DIN EN ISO/IEC 9001, DIN EN ISO/IEC 27001, and registration in the Bundesnetzagentur postal directory

Requirements may be incomplete.

Award Criteria

Lot 1

Lowest total price (net) - weight — 40%

Lot 2

Quality concepts (quality assurance, complaint management, sustainability) - weight — 60%

Lot 3

Lowest total price (net) - weight — 40%

Lot 4

Zur Bewertung der Qualität der angebotenen Leistungen muss jeder Bieter mit seinem Angebot drei Konzepte zu den unter Punkt 11.1 Konzepte aufgeführten Kriterien vorlegen. Das Konzept darf insgesamt höchstens 12 DIN A4 Seiten (einseitig, Schriftgröße 11) zzgl. Anlagen umfassen und muss Ausführungen zu den unter Punkt 11.1 Konzepte im Einzelnen aufgeführten Aspekten aufweisen. Die Bieter müssen diese Höchstbegrenzung jedoch nicht zwingend ausschöpfen, um eine bessere Bewertung in dem betreffenden Wertungskriterium zu erhalten. Angebote, die die drei geforderten Konzepte nicht enthalten, werden ausgeschlossen. 11.1 Konzepte Soweit ein Bieter die Inanspruchnahme von Teilleistungen der Deutschen Post AG im Sinne des § 16 Abs. 1 Nr. 1 und § 54 Abs. 1 PostG beabsichtigt, sind diese Leistungen mitsamt entstehenden Schnittstellen aus den dem Bieter zugänglichen Quellen bestmöglich zu beschreiben. Die Konzepte sind neben dem Preis Grundlage für die Wertung der Angebote (vgl. Ziff. ??ff.). Das Konzept des Angebots, das den Zuschlag erhält, wird bindender Bestandteil des geschlossenen Vertrages. a. Qualitätskonzept: Darin stellt der Bieter seine konkreten Abläufe bei der Ausführung der Leistungen dar, insbesondere: 1. den konkreten Brieflauf (auch Abläufe hinsichtlich nachweispflichtiger Briefe, wie Einschreiben) 2. den Ort und Zeitpunkt der Übergabe der Sendungsmengen je Produktart an Dritte und die Tätigkeiten der beteiligten Unternehmen sowie 3. die Sortier- und Frankiertätigkeiten unter Berücksichtigung der dabei ineinandergreifenden Prozessschritte. Der Bieter geht weiter darauf ein, wie eine dauerhaft hohe Qualität der Leistungserbringung unter Minimierung von Fehlerquellen und Schnittstellenrisiken gewährleistet ist. Dabei soll auf Qualitätssicherungsmaßnahmen im laufenden Betrieb (zum Beispiel die Durchführung von Testsendungen, Laufzeitmessungen, Kundenbefragungen, interne Evaluationen etc.) eingegangen und deren Umsetzung dargestellt werden. b. Reklamationskompetenz: Hierin muss der Bieter darstellen, inwieweit der Auftraggeberin aufgrund der Kommunikationswege und des Beschwerdemanagements bei auftretenden Schwierigkeiten stets zeitnah Ansprechpartner (ggf. auftragsbezogene feste Kontaktpersonen) bei dem Auftragnehmer zur Verfügung stehen, die für eine zügige Problembehebung sorgen. In diesem Zusammenhang hat der Bieter darzustellen, welche Maßnahmen im Falle einer wiederholten Schlechtleistung durch Nachunternehmer getroffen werden und dies letztlich zur Auflösung des Nachunternehmerverhältnisses führen kann. c. Nachhaltigkeitskonzept: Der Bieter hat ein Konzept vorzulegen, aus dem nachvollziehbar hervorgeht, wie die Anforderungen an Nachhaltigkeit, Klimaschutz und Klimaneutralität während der gesamten Vertragslaufzeit umgesetzt werden. Das Konzept muss mindestens die nachfolgenden Inhalte enthalten: 1. Einsatz emissionsfreier und emissionsarmer Fahrzeuge • welche Fahrzeuge zur Leistungserbringung eingesetzt werden, • in welchem Umfang die eingesetzten Fahrzeuge emissionsfrei (z.B. batterieelektrisch, Wasserstoff) oder emissionsarm sind, • welche Maßnahmen zur Reduzierung von Emissionen im Fuhrpark umgesetzt werden, • wie der Anteil emissionsfreier bzw. emissionsarmer Fahrzeuge während der Vertragslaufzeit erhöht oder gesichert wird, • welche Verfahren zur Überwachung und Dokumentation der Umweltschutzanforderungen vorgesehen sind. Hinweis: Die Anforderungen an emissionsfreie und emissionsarme Fahrzeuge orientieren sich an den Definitionen des Saubere-Fahrzeuge-Beschaffungs-Gesetzes (§ 2 Nr. 4 und 6 SaubFahrzeugBeschG), werden jedoch als freiwillige Bewertungskriterien und nicht als verbindliche Gesetzesanforderungen gestellt. 2. CO₂-neutraler Versand • wie sichergestellt wird, dass sämtliche Sendungen im Rahmen der Leistungserbringung CO₂-neutral versendet werden, • welche organisatorischen und technischen Maßnahmen hierfür eingesetzt werden, • welche Nachweise über die CO₂-Neutralität erbracht werden können, • wie gegebenenfalls eingesetzte Unterauftragnehmer in die Maßnahmen eingebunden werden. 3. CO₂-Bilanzierung • wie die CO₂-Emissionen der gesamten Leistungserbringung ermittelt werden, • welche Bilanzierungsmethodik angewendet wird, • wie Transportleistungen von Unterauftragnehmern berücksichtigt werden, • welches unabhängige Institut mit der Bilanzierung beauftragt wird bzw. welche Anforderungen an dieses Institut gestellt werden, • in welchen Intervallen die Bilanzierung erfolgt. 4. Kompensation von CO₂-Emissionen • wie sämtliche im Rahmen der Leistungserbringung entstehenden CO₂-Emissionen kompensiert werden, • welche Arten von Klimaschutzprojekten genutzt werden, • welche Zertifizierungsstandards der Kompensationsprojekte erfüllt werden (z. B. Gold Standard, Verified Carbon Standard oder vergleichbar), • wie die Vollständigkeit der Kompensation sichergestellt wird. 5. Nachweisführung und Berichterstattung • wie die Auftraggeberin über die erreichten Klimaschutzmaßnahmen informiert wird, • wie die Vorlage der CO₂-Bilanzen und Kompensationsnachweise erfolgt, • welche Inhalte die Berichte enthalten, • wie die jährliche Berichterstattung organisiert wird. 6. Unabhängige Überprüfung und Zertifizierung Das Konzept muss darstellen, • wie die Maßnahmen zur CO₂-Bilanzierung und CO₂-Kompensation unabhängig überprüft werden, • welche Zertifizierungs- oder Prüfverfahren angewendet werden, • welche unabhängigen Stellen eingebunden werden, • wie die kontinuierliche Qualitätssicherung während der Vertragslaufzeit gewährleistet wird. Die Bewertung erfolgt anhand der Konkretheit, Nachvollziehbarkeit, Verbindlichkeit und Überprüfbarkeit der dargestellten Maßnahmen. Je detaillierter und belastbarer die Umsetzung beschrieben wird, desto höher kann die Bewertung ausfallen. Gewichtung — 60%

Buyer

Name

Berufsgenossenschaft Handel und Warenlogistik

Location

Mannheim, DEU

Identifier

Leitweg-ID 993-8009110600-59

Activity

Social protection

Lots (4)

LOT-0001

Directorate Mannheim (Lot 1): Franking and dispatch of letters including postal delivery orders and registered mail

Framework agreement for postal services at the Mannheim location. Award based on lowest total price (net) with 40% weighting.

ServicesFrameworkEU fundedElectronic submission

Location

DE126, Germany

Category

Postal services

Selection criteria

Price

Deadline

Deadline Jul 20, 2026

LOT-0002

Directorate Bonn (Lot 2): Franking and dispatch of letters including postal delivery orders and registered mail

Framework agreement for postal services at the Bonn location. Award based on quality of concepts (quality, complaint management, sustainability) with 60% weighting.

ServicesFrameworkEU fundedElectronic submission

Location

DEA22, Germany

Category

Postal services

Selection criteria

Quality

Deadline

Deadline Jul 20, 2026

LOT-0003

Directorate Essen (Lot 3): Franking and dispatch of letters including postal delivery orders and registered mail

Framework agreement for postal services at the Essen location. Award based on lowest total price (net) with 40% weighting.

ServicesFrameworkEU fundedElectronic submission

Location

DEA13, Germany

Category

Postal services

Selection criteria

Price

Deadline

Deadline Jul 20, 2026

LOT-0004

Hybrider Postversand (Los 4): Die Auftraggeberin schreibt eine Rahmenvereinbarung über einen hybriden Postversand von Postzustellungsaufträgen und Einschreiben der Berufsgenossenschaft Handel und Warenlogistik aus.

Die Auftraggeberin schreibt eine Rahmenvereinbarung über die Frankierung und den Versand in Form von Briefsendungen einschließlich Postzustellungsaufträgen und Einschreiben der Berufsgenossenschaft Handel und Warenlogistik aus.

ServicesFrameworkEU fundedElectronic submission

Location

DE126, Germany

Category

Postal services

Selection criteria

Quality

Procurement Details

Publication date
21 Jun 2026
Notice type
Contract notice — standard
Languages
German

Reference metadata

Notice subtype
16
Notice version
1
Legal basis
32014L0024

Reference IDs

Tender ID
428252-2026

Documents (1)

Procurement document 1

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