Event management services

LOT-0001

Vergabeverfahren Veranstaltungsmanagement

Gegenstand der Beschaffung ist der Abschluss eines Rahmenvertrages über Veranstaltungsmanagementdienstleistungen für Veranstaltungen der NBank. Der Auftragnehmer übernimmt als Lead-Agentur die Planung, Organisation, Durchführung und Nachbereitung unterschiedlicher Veranstaltungsformate in Niedersachsen. Die Leistungen umfassen insbesondere das zentrale Projektmanagement, die laufende Abstimmung mit der Auftraggeberin, die Auswahl und Organisation geeigneter Veranstaltungsorte, die Planung von Raum- und Ablaufkonzepten, die Organisation von Veranstaltungstechnik, die Steuerung und Koordination von eventbezogenen Leistungspartnern, das Teilnehmer- und Anwesenheitsmanagement, die Bereitstellung bzw. Organisation von Veranstaltungspersonal, die Betreuung von Ausstellern, Referenten, Moderatoren und sonstigen Mitwirkenden sowie die Qualitäts- und Erfolgskontrolle. Die Veranstaltungen finden überwiegend in Hannover sowie ergänzend an wechselnden Orten in Niedersachsen statt. Vorgesehen sind unterschiedliche Formate, insbesondere Konferenzen, Messeteilnahmen, Workshops, Firmenfeiern und Networking-Events. Die Veranstaltungen sind grundsätzlich maximal zweitägig. Es wird mit regelmäßig ca. 100 bis 250 Teilnehmenden gerechnet; hiervon ausgenommen ist insbesondere das jährlich mögliche NBank-Fest mit ca. 600 Teilnehmenden. Die Beauftragung erfolgt auf Grundlage einzelner Abrufe aus dem Rahmenvertrag. Ein Anspruch des Auftragnehmers auf Abruf bestimmter Mengen besteht nicht. Die geschätzte Gesamtmenge beträgt ca. 36 Veranstaltungen über die maximale Vertragslaufzeit; die Höchstabnahmemenge beträgt 60 Veranstaltungen.