Digitalization of Physical Archives
Original notice title
Germany – Archiving services – Digitalisierung physische Archive
Opportunity Score
Why this score?
Opportunity
50 / 100
Complexity
60 / 100
Risk factors
The contract value is not disclosed, making it impossible to assess financial viability or competition intensity.
Only 21 days from publication to submission deadline (June 25, 2026) – insufficient time to prepare a thorough response...
Deep Portfolio Analysis
Uses:
- Description
- Industries & Services
- Capabilities
- Market & Experience
- Certifications
Tender facts
- Contracting authority
- Bayerischer Rundfunk A.d.ö.R.
- Country
- Germany
- CPV
- 79995100 - Archiving services +2 more
- Deadline
- Jun 25, 2026
Overview
Moderate opportunityKey Facts
- Services contract
- 1 lot
- Duration until Jul 2027
- Removal, packing, transport, interim storage, and return of selected archive records.
- Professional preparation and digitalization of documents (binders and index cards).
Show full summary
Bayerischer Rundfunk (BR) seeks a contractor for complete, GDPR-compliant digitalization of physical archive records from its Rights Management and Strategy department. The work includes packing, transport, scanning, OCR, indexing, metadata capture, quality assurance, and data destruction. The contract is a single lot for services, using a negotiated procedure with call for competition. The estimated value is not disclosed. Performance is in Munich, Germany, with a planned start in late September 2026 and end in July 2027. The submission deadline is June 25, 2026, leaving limited time. Eligibility criteria include strict insurance, credit rating, and reference requirements. Only one lot is identified, and no award criteria are specified in the notice.
Risks
The contract value is not disclosed, making it impossible to assess financial viability or competition intensity.
Only 21 days from publication to submission deadline (June 25, 2026) – insufficient time to prepare a thorough response...
Analysis may be incomplete
Only part of the procurement documentation was analyzed. Additional eligibility requirements, certificates, or submission documents may exist in the remaining tender documentation.
Key Requirements
Technical
- Demonstrated experience through 3 comparable digitalization projects completed in the last 3 years.
- Proof of professional liability insurance (€5M personal/property, €1M financial), IT/cyber insurance (€1M per incident), and transport insurance (€1M per journey).
- Credit rating with a maximum default probability of 1.5% (risk class III or better).
Requirements may be incomplete.
Buyer
Location
München, DEU
Website
Identifier
DE129523494
Activity
Recreation, culture and religion
Lots (1)
LOT-0001
Digitalization of Physical Archives
Complete digitalization of physical archive records (binders and index cards) including logistics, scanning, OCR, indexing, metadata, quality assurance, and secure destruction. Delivery in PDF/A 2b and TIFF formats, with system-neutral integration into back-end systems (e.g., SAP). Pilot phase required.
Location
Duration
Category
Deadline
Award details
Die Leistung umfasst insbesondere: -Ausräumen, Verpacken, Transport, Zwischenlagerung und Rücktransport von ausgewählten Beständen, -fachgerechte Vorbereitung und Digitalisierung der Unterlagen, -Indexierung und Metadatenerfassung, -Bereitstellung der Digitalisate in standardisierten, systemneutralen Formaten, -qualitätsgesicherte Durchführung des Gesamtprozesses einschließlich Pilotphase, -datenschutzkonforme Vernichtung der hierfür vorgesehenen Unterlagen. Ziel des Projekts ist die vollständige Digitalisierung der Bestände, um diese strukturiert, dauerhaft nutzbar und anhand definierter Indexwerte recherchierbar bereitzustellen. Die Ergebnisse müssen: -fachlich vollständig und korrekt sein, -in durchsuchbaren (OCR), standardkonformen Formaten (PDF/A 2b, optional TIFF) vorliegen, -mit definierten Metadaten und Indexwerten angereichert sein, -systemneutral und medienbruchfrei in nachgelagerte Systeme (z. B. SAP, Office Anwendungen) überführbar sein, -nachvollziehbar, prüfbar und qualitätsgesichert erzeugt werden.
Additional CPV codes
Value note
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Original lot title
Digitalisierung physische Archive
Original TED description
Die Leistung umfasst insbesondere: -Ausräumen, Verpacken, Transport, Zwischenlagerung und Rücktransport von ausgewählten Beständen, -fachgerechte Vorbereitung und Digitalisierung der Unterlagen, -Indexierung und Metadatenerfassung, -Bereitstellung der Digitalisate in standardisierten, systemneutralen Formaten, -qualitätsgesicherte Durchführung des Gesamtprozesses einschließlich Pilotphase, -datenschutzkonforme Vernichtung der hierfür vorgesehenen Unterlagen. Ziel des Projekts ist die vollständige Digitalisierung der Bestände, um diese strukturiert, dauerhaft nutzbar und anhand definierter Indexwerte recherchierbar bereitzustellen. Die Ergebnisse müssen: -fachlich vollständig und korrekt sein, -in durchsuchbaren (OCR), standardkonformen Formaten (PDF/A 2b, optional TIFF) vorliegen, -mit definierten Metadaten und Indexwerten angereichert sein, -systemneutral und medienbruchfrei in nachgelagerte Systeme (z. B. SAP, Office Anwendungen) überführbar sein, -nachvollziehbar, prüfbar und qualitätsgesichert erzeugt werden.
Procurement Details
- Publication date
- 04 Jun 2026
- Languages
- German
Reference metadata
- Legal basis
- 32014L0024
Reference IDs
- Tender ID
- 387679-2026
Documents (2)
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Finland-Helsinki: Printing and related services
Opportunity Score
Why this score?
Opportunity
50 / 100
Complexity
60 / 100
Risk factors
The contract value is not disclosed, making it impossible to assess financial viability or competition intensity.
Only 21 days from publication to submission deadline (June 25, 2026) – insufficient time to prepare a thorough response...
Deep Portfolio Analysis
Uses:
- Description
- Industries & Services
- Capabilities
- Market & Experience
- Certifications