Outsourcing of payroll services (incl. business transfer) and procurement of HR system
Original notice title
Finland – Personnel and payroll services – Palkanlaskentapalveluiden ulkoistaminen (ml. liikkeenluovutus) ja HR-järjestelmän hankinta
Opportunity Score
Why this score?
Opportunity
60 / 100
Complexity
75 / 100
Risk factors
Only the TED notice was analyzed; procurement documents with detailed requirements and quality criteria are missing.
Access to staff transfer details requires a signed confidentiality agreement; failure to submit on time may lead to rej...
Submission deadline in 10 days
Deep Portfolio Analysis
Uses:
- Description
- Industries & Services
- Capabilities
- Market & Experience
- Certifications
Overview
Moderate opportunityKey Facts
- EUR 1M estimated value
- Services contract
- 1 lot
- Duration 36 MONTH
- Full outsourcing of payroll services
- Implementation and maintenance of a SaaS-based HR system (including integrations)
Show full summary
Kauniainen City is outsourcing payroll services (including a business transfer of existing staff) and procuring a SaaS-based HR system. The contract is for 36 months with options. Award is 40% price and 60% quality. Only the TED XML notice was analyzed; procurement documents were not available. Language: Finnish only. Estimated value: 1,000,000 EUR.
Risks
Only the TED notice was analyzed; procurement documents with detailed requirements and quality criteria are missing.
Access to staff transfer details requires a signed confidentiality agreement; failure to submit on time may lead to rej...
Submission deadline in 10 days
Analysis may be incomplete
Only part of the procurement documentation was analyzed. Additional eligibility requirements, certificates, or submission documents may exist in the remaining tender documentation.
Key Requirements
Technical
- Tenders must be in Finnish; no partial or alternative tenders allowed
- Business transfer is mandatory; tenderers must commit to accepting the transferring staff
- Confidential staff information must be requested using a signed confidentiality agreement by 10.8.2026 12:00
Requirements may be incomplete.
Award Criteria
Lot 1
Buyer
Location
Kauniainen, FIN
Website
Identifier
0203026-2
Activity
General public services
Lots (1)
LOT-0000
Outsourcing of payroll services (incl. business transfer) and procurement of HR system
The lot covers full outsourcing of payroll services, implementation and maintenance of a SaaS-based HR system with integrations, and a mandatory business transfer of existing personnel. The HR system must serve as a master system for HR data, integrate seamlessly, and support strategic goals.
EUR 1M
Estimated value
Duration
Category
Award Criteria
Deadline
Award details
Vertailuhinta
Tarjouspyynnön liitteessä 4 "Vertailuperusteet" kuvatut laadun vertailuperusteet
Additional CPV codes
Value note
Show original TED data
Original lot title
Palkanlaskentapalveluiden ulkoistaminen (ml. liikkeenluovutus) ja HR-järjestelmän hankinta
Original TED description
Kauniaisten kaupunki kilpailuttaa palkanlaskentapalvelun kokonaisulkoistuksen ja HR-järjestelmän. Hankinta sisältää palkanlaskentapalvelun tuottamisen sekä HR-järjestelmän käyttöönoton, järjestelmään liittyvien järjestelmäintegraatioiden toteutuksen ja järjestelmän ylläpidon SaaS-palveluna. Hankintaan sisältyy liikkeenluovutus, joka kytketään osaksi hankintaa. HR-järjestelmän osalta kaupungin tahtotilana on hankkia SaaS-pohjainen HR-järjestelmä, joka vastaa kaupungin tarpeita, tarjoaa kattavan ja monipuolisen raportoinnin sekä integroituu saumattomasti muihin käytössä oleviin järjestelmiin, toimien HR-tiedon master-järjestelmänä. Tavoitteena on, että uusi järjestelmä tukee kaupungin strategisia tavoitteita, vahvistaa HR-toiminnon kykyä palvella organisaatiota kokonaisvaltaisesti ja mahdollistaa modernin, kustannustehokkaan sekä käyttäjäystävällisen henkilöstöhallinnon toimintamallin. Tarkoituksena on löytää kaupungin tarpeisiin sopiva, ketterä ja käyttäjäystävällinen HR-järjestelmä, joka on joustava käyttää ja hallinnoida niin HR-asiantuntijoiden, esihenkilöiden kuin työntekijöidenkin näkökulmista. Palkanlaskentapalvelulle ja HR-järjestelmälle asetetut vaatimukset on kuvattu tarkemmin hankintailmoitukseen liitetyssä tarjouspyyntöaineistossa.
Procurement Details
- Publication date
- 03 Jun 2026
- Languages
- Finnish
Reference metadata
- Legal basis
- 32014L0024
Reference IDs
- Tender ID
- 385220-2026
Documents (1)
Similar tenders
Poland – Furniture – DZP.242.306.2026 Sukcesywny zakup wyposażenia meblowego wraz z dostawą, montażem i ustawieniem w pomieszczeniach Uniwersyteckiego Szpitala Klinicznego we Wrocławiu
Greece – Installation of cable laying – Προμήθεια υλικών και πλήρης κατασκευή της εναέριας Γ.Μ. 400kV ΚΥΤ ΝΕΑΣ ΣΑΝΤΑΣ – ΚΥΤ ΦΙΛΙΠΠΩΝ
Germany – Installation of doors and windows and related components – Tischlerarbeiten - Innentüren DIN 18355
Czechia – Portable computers – OPST – Konektivita, HW, SW, vybavení středních škol v Ústeckém kraji – SPŠ ÚL, Resslova – Koncové prvky II.
Poland – Electricity, heating, solar and nuclear energy – Świecka Grupa Zakupowa. Dostawa energii elektrycznej w okresie od 01.01.2027r. do 31.12.2027r.
Croatia – Restructuring work – Izvođenje radova na rekonstrukciji i dogradnji Konjičkog centra
Opportunity Score
Why this score?
Opportunity
60 / 100
Complexity
75 / 100
Risk factors
Only the TED notice was analyzed; procurement documents with detailed requirements and quality criteria are missing.
Access to staff transfer details requires a signed confidentiality agreement; failure to submit on time may lead to rej...
Submission deadline in 10 days
Deep Portfolio Analysis
Uses:
- Description
- Industries & Services
- Capabilities
- Market & Experience
- Certifications