Framework Agreement for Event Catering at Fraunhofer-Forum

Nach Feststellung der Eignung der Bieter ist je Bieter ein gesonderter Verkostungstermin vorgesehen. Die Teilnahme an der Testverkostung ist verpflichtend. Die Testverkostung umfasst Häppchen bzw. Portionen gemäß Vorgaben der Bewertungsmatrix (Anlage 2). Für die Durchführung der Testverkostung wird ein Kostenersatz in Höhe von bis zu 250 Euro netto pro Verkostung gewährt. Die Abrechnung erfolgt durch Rechnungsstellung an das FFB (siehe Adresse auf dem Deckblatt des Leistungsverzeichnisses). Die Verkostung findet ab 10 Tagen nach Angebotsfrist statt und dauert je Termin voraussichtlich 2 Stunden. Eine Teilnahme von 5 Mitarbeitenden des FFB ist vorgesehen. Die Bewertung der Speisen und Getränke erfolgt anhand der Bewertungsmatrix (Anlage 2).

Definition "regional": Bezug der Zutaten aus den Bundesländern Berlin, Brandenburg oder Sachsen-Anhalt. Im Rahmen dieses Zuschlagskriteriums wird bewertet, in welchem Umfang und mit welcher Nachvollziehbarkeit regionale Zutaten bei der Leistungserbringung eingesetzt werden. Hierfür ist ein Konzept zur regionalen Warenbeschaffung einzureichen. Das Konzept soll insbesondere Angaben zu folgenden Punkten enthalten: geplanter Anteil regionaler Produkte am gesamten Wareneinsatz (in %), Benennung der vorgesehenen regionalen Produktgruppen (z. B. Obst, Gemüse, Fleisch, Milchprodukte), Darstellung der vorgesehenen Lieferanten- und Bezugsstruktur. Die Bewertung erfolgt anhand des dargestellten Umfangs regionaler Produkte, der Plausibilität des Beschaffungskonzepts sowie der Nachvollziehbarkeit der vorgesehenen Umsetzung. Der Umfang der Unterlage ist auf maximal 3 Seiten begrenzt.

Der Bieter legt ein Dienstleistungskonzept (max. 4 Seiten) vor, aus dem hervorgeht, wie die Qualität, Verfügbarkeit und Durchführung der Catering- und Serviceleistungen im FFB organisatorisch und personell sichergestellt werden. Die Bewertung erfolgt anhand der folgenden Leitfragen: Wie ist der operative Personaleinsatz organisiert und die personelle Verfügbarkeit vor Ort sichergestellt? Darzustellen sind Teamstruktur, Zuständigkeiten sowie Einsatz-, Schicht- und Vertretungsplanung. Hierzu ist eine Liste mit mindestens 5 konkret benannten Servicekräften (Name, Art des Beschäftigungsverhältnisses, Verfügbarkeit, Erfahrung im Event-/Cateringservice) als verbindlich verfügbarer Personalpool vorzulegen. Zusätzlich ist kurz darzustellen, wie die personelle Verfügbarkeit vor Ort sichergestellt wird. Wie werden Qualität und Hygiene in der Praxis umgesetzt? Darzustellen sind die praktische Umsetzung des Qualitätsmanagements und der HACCP-Vorgaben, interne Kontrollmechanismen sowie der Umgang mit festgestellten Abweichungen oder Beschwerden. Wie werden Abläufe gesteuert und überwacht? Darzustellen sind Planungs- und Abstimmungsprozesse, interne Kontrollmechanismen sowie der Umgang mit kurzfristigen Änderungen oder Abweichungen im Betriebsablauf. Wie wird Servicequalität messbar gesichert? Darzustellen sind Maßnahmen zur Mitarbeiterschulung, bestehende Service- und Qualitätsstandards im Gästekontakt sowie Verfahren zum Feedback- und Reklamationsmanagement. Allgemeine Beschreibungen oder Absichtserklärungen werden nicht bewertet.

Die Preisbewertung erfolgt auf Grundlage der in Anlage 1 "Preisblatt" angegebenen Preise. Die Summe dieser wird gewertet.