Bestellung eines externen Datenschutzbeauftragten

Der Bieter beschreibt, wie er die kontinuierliche Betreuung des Forschungsverbundes Berlin e. V. innerhalb der in der Leistungsbeschreibung dargestellten Datenschutzorganisation sicherstellt. Folgende Aspekte sind zu behandeln: a) Zusammenarbeit und Kommunikation Darzustellen sind die Zusammenarbeit mit Geschäftsführung, zentralem Datenschutzmanagement (DSM) und Datenschutzkoordinatoren sowie die Kommunikations-, Abstimmungs- und Berichtswege. Zu erläutern sind der Ablauf einer Beratungsanfrage von der Aufnahme bis zur Rückmeldung und der Umgang mit unterschiedlichen fachlichen Einschätzungen. Die unabhängige DSB-Funktion und die un-mittelbaren Kontaktmöglichkeiten gemäß Leistungsbeschreibung sind zu berücksichtigen. b) Personelle Betreuung und Vertretung Zu benennen ist die für den FVB vorgesehene DSB-Person. Darzustellen sind deren Einbindung, die Aufgabenverteilung bei Einsatz weiterer Mitarbeiter und die Vertretung bei Urlaub, Krankheit oder sonstiger Verhinderung. Dabei ist zu erläutern, wie die Vertretung den erforderlichen Kenntnisstand und Zugang zu laufenden Vorgängen unter Wahrung der Vertraulichkeit erhält. c) Erreichbarkeit und Bearbeitung dringender Anfragen Darzustellen sind die Maßnahmen zur Einhaltung der vorgegebenen Erreichbarkeit und Reaktionszeiten. Zu erläutern ist, wie dringende Anfragen erkannt, zugeordnet und fristgerecht qualifiziert beantwortet werden, einschließlich des Vorgehens bei Nichterreichbarkeit der vorgesehenen Betreuungsperson. d) Kontinuität und Aufwandstransparenz Darzustellen sind Arbeitsplanung, Priorisierung und Nachverfolgung offener Vorgänge sowie die Erstellung und Fortschreibung von Aufwandsschätzungen. Zu erläutern ist außerdem, wie der Auftraggeber über den tatsächlichen Aufwand, absehbare Überschreitungen von Aufwandsschätzungen und eine drohende Ausschöpfung des maximalen Vertragsvolumens informiert wird.

Der Bieter beschreibt seine fachliche Vorgehensweise bei der datenschutzrechtlichen Beratung und Überwachung sowie bei der Unterstützung der Weiterentwicklung der Datenschutzorganisation des FVB. Folgende Aspekte sind zu behandeln: a) Bearbeitung datenschutzrechtlicher Fragestellungen Darzustellen ist das Vorgehen von der Ermittlung des Sachverhalts und gegebenenfalls fehlender In-formationen über die rechtliche Bewertung bis zur Handlungsempfehlung. Zu erläutern ist, wie Beson-derheiten wissenschaftlicher Einrichtungen, insbesondere Forschungsprojekte, neue IT-Anwendungen und internationale Datenübermittlungen, berücksichtigt werden. b) Datenschutzvorfälle und Datenschutz-Folgenabschätzungen Darzustellen ist das methodische Vorgehen bei der Bewertung von Datenschutzvorfällen und der Beratung zu Datenschutz-Folgenabschätzungen. Zu erläutern sind der Umgang mit zunächst unvollständigen Informationen, die risikoorientierte Bewertung sowie die Berücksichtigung von Fristen und erforderlichen Folgemaßnahmen. Die operative Verantwortung des FVB bleibt unberührt. c) Risikoorientierte Überwachung und Audit Darzustellen ist das Vorgehen zur Auswahl und Priorisierung von Prüfungsschwerpunkten sowie zur Durchführung des jährlichen Audits. Zu erläutern ist, wie Feststellungen nachvollziehbar belegt, Risiken bewertet und Empfehlungen abgeleitet werden und wie die Umsetzung früherer Empfehlungen überprüft wird. d) Weiterentwicklung und Wissenstransfer Darzustellen ist, wie Erkenntnisse aus Beratung und Überwachung in Empfehlungen zur Weiterentwicklung der Datenschutzorganisation einfließen. Zu erläutern ist, wie Maßnahmen nach Risiko und Dringlichkeit priorisiert und DSM sowie Datenschutzkoordinator*innen bei der eigenständigen Aufgabenwahrnehmung unterstützt werden. Die Durchführung von Schulungsveranstaltungen ist nicht Gegenstand des Konzepts.

Die Angebotswertung wird nach der Einfachen Richtwertmethode (gem. UfAB 2018) durchgeführt. Zur Ermittlung der Leistungspunkte haben die Bieter mit dem Angebot zwei schriftliche Konzepte einzureichen: • "Betreuung und Zusammenarbeit im FVB" gemäß Ziffer 2 der "Angebotswertung"

• "Fachliche Vorgehensweise und Weiterentwicklung der Datenschutzorganisation" gemäß Ziffer 3 der "Angebotswertung". Beide Konzepte sind mit dem Angebot einzureichen. Fehlt eines der geforderten Konzepte vollständig, wird das Angebot ausgeschlossen. Eine Nachforderung fehlender Konzepte findet nicht statt. Für jedes der beiden Konzepte müssen mindestens 6 Bewertungspunkte erreicht werden. Angebote, die bei mindestens einem Konzept weniger als 6 Bewertungspunkte erhalten, werden von der weiteren Wer-tung ausgeschlossen. Die Ermittlung des Preis-Leistungs-Verhältnisses erfolgt ausschließlich für Angebote, die beide Mindestpunktzahlen erreichen. Inhaltliche Lücken oder qualitative Schwächen eines eingereichten Konzepts werden anhand des jeweili-gen Bewertungsmaßstabs bewertet

die gesonderte Prüfung verbindlicher Mindestanforderungen bleibt unberührt. Zur Ermittlung des Angebotspreises ist im Preisblatt der einheitliche Nettostundensatz für sämtliche aus-geschriebenen Leistungen einzutragen. Der Gesamtwertungspreis ergibt sich aus der Multiplikation die-ses Stundensatzes mit der unverbindlichen Schätzmenge von 1.000 Stunden. Der Gesamtwertungspreis ist in das entsprechende Preisfeld im Bietercockpit zu übertragen. Die Leistungspunkte (L) werden auf Grundlage der qualitativen Zuschlagskriterien (Konzepte) ermittelt. Hierzu werden für jedes Zuschlagskriterium (Konzept) entsprechend der jeweiligen Bewertungsmatrix 0, 2, 4, 6, 8 oder 10 Bewertungspunkte vergeben. Die erreichten Bewertungspunkte werden mit den für das jeweilige Zuschlagskriterium festgelegten Gewichtungspunkten multipliziert. Die Summe der hieraus ermittelten gewichteten Punkte ergibt die Leistungspunkte (L) des jeweiligen Angebots. Für alle wertbaren Angeboten wird jeweils die Kennzahl (Z(Angebot)) aus dem Quotienten von Leistungspunkten (L(Angebot)) und Angebotspreis (P(Angebot)) (Z = L/P) gebildet und mit dem Faktor 100.000 skaliert. Das Angebot mit der höchsten Kennzahl (Z(Angebot)) erhält den Zuschlag. Bei Gleichstand von zwei Angeboten erhält das Angebot mit der höchsten Leistungspunktzahl den Zuschlag. Führt dieses Vorgehen nicht zu einem eindeutigen Zuschlagsergebnis, entscheidet das Los zwischen den beiden Angeboten. Hinweis: Aufgrund der eingeschränkten Darstellung der Bewertungsmethode in dieser Bekanntmachung ist die Anlage "Angebotswertung" zwingend zu beachten und zugehörige Unterlagen (Konzepte und ausgefülltes Preisblatt) sind mit Angebotsabgabe einzureichen.