Processing and destruction of paper archives

Plan van aanpak Opdrachtgever wenst meer inzicht te krijgen in de aanpak van Inschrijver voor de bewerking en vernietiging van de genoemde archieven in par. 2.5 in deze leidraad. Het plan van aanpak dient vertrouwen te genereren in een succesvolle uitvoering van de opdracht. Het betreft hier de aanpak van het project als geheel. Het volgende onderdeel betreft de werkwijze per archief. Van Inschrijver wordt een plan van aanpak gevraagd waarin de volgende onderwerpen zijn uitgewerkt: • Een beschrijving van de aanpak op hoofdlijnen inclusief motivering waarom de voorgestelde aanpak de beste methode is voor deze opdracht

• Een opzet voor de planning, inclusief tijdfasering en motivatie hoe u tot de planning bent gekomen. • Hoe u borgt dat u uw werkzaamheden volgens planning uitvoert. • Een beschrijving hoe er wordt omgegaan met informatiebeveiliging, alsmede de omgang met vertrouwelijke en privacygevoelige informatie. • Samenstelling van het projectteam inclusief bijbehorende rollen, opleidingsniveau, verantwoordelijkheden en communicatiematrix inclusief planning met de kortst mogelijke doorlooptijd

• Eventuele risico's die Opdrachtnemer ziet en hoe zij deze mitigeert

• Een beschrijving van hetgeen Inschrijver van provincie Utrecht nodig heeft en verwacht om het project tot een succes te maken. Het betreft hier aldus de rolverdeling, taken en verantwoordelijkheden van Opdrachtnemer en Opdrachtgever. Opvragen dossiers Tijdens de uitoefening van de openbare taak is er bij de medewerkers van de provincie met enige regelmaat behoefte aan dossiers die mogelijk in bewerking zijn, of gepland zijn om te bewerken. Voor een goede dienstverlening aan inwoners en bedrijven kan snelle inzage of het ter beschikking stellen van dossiers nodig zijn. De Opdrachtnemer dient hieraan mee te werken als onderdeel van de opdracht. Het kan ook voorkomen dat dossiers in de doos ontbreken, omdat ze eerder zijn uitgeleend. Als dit tijdens de uitvoering wordt geconstateerd, dan zijn werkafspraken nodig voor de signalering. Van Inschrijver wordt een beschrijving gevraagd waarbij in ieder geval is beschreven: • Op welke wijze wordt omgegaan met tussentijdse opvragingen en signalering van ontbrekende dossiers

• Binnen welk tijdsbestek verzoeken worden beantwoord in geval van reguliere opvragingen en spoedverzoeken

• Hoe de gevraagde informatie beschikbaar wordt gesteld bij opvragingen

• Indien gebruik wordt gemaakt van een portal dient opgegeven te worden hoe de bestandsopbouw wordt georganiseerd en wat de responstijden zijn voor het openen van een document

• Hoe dossiers worden opgenomen in het bewerkingsproces bij signalering van eerdere opvragingen. In de uitwerking dient onderscheid te worden gemaakt tussen de verschillende fases van bewerking waarin een dossier zich bevindt. Voor dit onderdeel kan Inschrijver maximaal 8 A4 (enkelzijdig), gebruiken, exclusief voorblad, inhoudsopgave, en planningstabel.

Een archiefbewerkingsplan is een plan waarin de doelstellingen, werkzaamheden, planning en middelen voor het vooronderzoek, ordenen, beschrijven en materieel verzorgen van een archief worden vastgelegd. In dit onderdeel wil de Aanbestedende dienst graag beschreven zien hoe de Inschrijver het opstellen van dergelijke plannen aanpakt. Zie voor de geldende vereisten Bijlage 12 Programma van eisen, en Bijlage 12e Vereisten archiefbewerkingsplannen voor afzonderlijke archieven aanbesteding provincie Utrecht (volgens de standaard van Archiefschool en Voortgezette Vorming Archiefbeheer (VVA)). Hiervoor kan ook een voorbeeld-archiefbewerkingsplan worden verstrekt van een eerder door Inschrijver bewerkt archief, met een toelichting over het proces. Resultaat van de bewerking is een definitieve archiefinventaris. Van de Inschrijver wordt een voorbeeld gevraagd van een eerder door Inschrijver opgestelde archiefinventaris. In het archiefbewerkingsplan dient beschreven te worden de context en inhoud van de (deel)archieven die bewerkt moeten worden. Ook verwachten we dat hierin wordt opgenomen de planning en volgorde van het werk, samen met afspraken over de materiële verzorging, inventarissen en vernietigingslijsten. We verwachten te zien hoe en hoe vaak controles plaatsvinden en welke vorm de voortgangsrapportages krijgen. Voor dit onderdeel kan Inschrijver maximaal 3 A4 (enkelzijdig) gebruiken, exclusief voorblad en inhoudsopgave. Indien een bovengenoemd voorbeeld-archiefbewerkingsplan wordt verstrekt, dan mag dit aanvullend op het toegestane aantal pagina's worden ingediend. Ditzelfde geldt voor de archiefinventaris.

a. SROI Provincie Utrecht heeft in onderhavige opdracht een SROI-verplichting van minimaal 2% van de Opdrachtsom opgenomen. Uitgangspunt van het van toepassing zijnde Social return protocol (Bijlage 8) is dat de social return op de uitvoering van deze Opdracht wordt ingezet. De provincie ziet daarbij mogelijkheden in het verpakken en verplaatsen van de archieven. Het is echter aan Inschrijver om een voorstel te doen op welke wijze hier invulling aan wordt gegeven. Een invulling op de uitvoering van de Opdracht scoort daarbij beter, dan een invulling op een andere wijze buiten de Opdracht. Er wordt een beschrijving gevraagd waarin de volgende elementen zijn uitgewerkt: • De werkzaamheden waar dit betrekking op heeft

• De omvang in percentage (waarbij 2% minimaal is)

• Hoe het uitplaatsen van deze werkzaamheden wordt georganiseerd

• De wijze waarop de kwaliteit blijvend wordt gegarandeerd. b. Duurzaamheid Werk in uw plan de volgende twee aspecten uit: Beperken van CO2-uitstoot bij transport: Beschrijf uw aanpak om de CO2-voetafdruk van alle transportbewegingen (tussen depots, bewerkingsruimte en eindbestemmingen) te minimaliseren. Benoem hierbij de logistieke optimalisatie (zoals ritcombinaties) en het type voertuigen of brandstoffen (bijv. elektrisch). Milieuvriendelijk vernietigen: Beschrijf hoe u borgt dat de vrijkomende papierstroom na vernietiging hoogwaardig wordt gerecycled tot grondstof voor nieuw papier of karton. Benoem eventuele milieucertificeringen (zoals ISO 14001) van uw organisatie of ketenpartner. Voor dit onderdeel kan Inschrijver maximaal 4 A4 (enkelzijdig) gebruiken, exclusief voorblad, inhoudsopgave, en eventuele planningstabel.

Inschrijvers dienen het bijgevoegde Format Prijzenblad volledig in te vullen en in TenderNed te uploaden als .xls(x)- en .pdf-bestand. Let op: voor de totale inschrijfprijs in cel F37 is een plafondbedrag ingesteld van € 1.550.000, - Inschrijvingen boven dit bedrag zullen terzijde worden gelegd. Indien de waarde in cel F37 optelt tot meer dan € 1.550.000, - zal automatisch een foutmelding verschijnen. Voor cellen die betrekking hebben op prijzen, tarieven of percentages/eenheden is het enkel toegestaan om bedragen of getallen gelijk aan of groter dan 0 (nul) in te vullen. De prijsopgave dient in Euro’s (€) (ten hoogste 2 decimalen achter de komma) en exclusief btw te geschieden. Het invullen van negatieve bedragen is niet toegestaan. Tenzij uitdrukkelijk anders bepaald in de Aanbestedingsstukken zijn prijzen all-in en exclusief btw. Indexering van aangeboden prijzen is wel mogelijk conform het bepaalde in de Overeenkomst. Bij gebreke van invulling van deze cellen wordt automatisch verondersteld dat een bedrag van €0,00 respectievelijk een getal van 0,00 is bedoeld. Voor cellen die betrekking hebben op andersoortige informatie (zoals cellen met toelichtende of administratieve informatie), geldt bij het niet invullen of wijzigen van dit soort cellen in het Format Prijzenblad dat de Aanbestedende dienst over kan gaan tot uitsluiting van de Inschrijving, tenzij de Aanbestede dienst op grond van het bepaalde in paragraaf 3.4 onderdeel 8 ruimte ziet voor herstel.