Netherlands – Archiving services – Bewerken en vernietigen papieren archieven

Plan van aanpak en opvragen dossiers

Plan van aanpak Opdrachtgever wenst meer inzicht te krijgen in de aanpak van Inschrijver voor de bewerking en vernietiging van de genoemde archieven in par. 2.5 in deze leidraad. Het plan van aanpak dient vertrouwen te genereren in een succesvolle uitvoering van de opdracht. Het betreft hier de aanpak van het project als geheel. Het volgende onderdeel betreft de werkwijze per archief. Van Inschrijver wordt een plan van aanpak gevraagd waarin de volgende onderwerpen zijn uitgewerkt: • Een beschrijving van de aanpak op hoofdlijnen inclusief motivering waarom de voorgestelde aanpak de beste methode is voor deze opdracht; • Een opzet voor de planning, inclusief tijdfasering en motivatie hoe u tot de planning bent gekomen. • Hoe u borgt dat u uw werkzaamheden volgens planning uitvoert. • Een beschrijving hoe er wordt omgegaan met informatiebeveiliging, alsmede de omgang met vertrouwelijke en privacygevoelige informatie. • Samenstelling van het projectteam inclusief bijbehorende rollen, opleidingsniveau, verantwoordelijkheden en communicatiematrix inclusief planning met de kortst mogelijke doorlooptijd; • Eventuele risico's die Opdrachtnemer ziet en hoe zij deze mitigeert; • Een beschrijving van hetgeen Inschrijver van provincie Utrecht nodig heeft en verwacht om het project tot een succes te maken. Het betreft hier aldus de rolverdeling, taken en verantwoordelijkheden van Opdrachtnemer en Opdrachtgever. Opvragen dossiers Tijdens de uitoefening van de openbare taak is er bij de medewerkers van de provincie met enige regelmaat behoefte aan dossiers die mogelijk in bewerking zijn, of gepland zijn om te bewerken. Voor een goede dienstverlening aan inwoners en bedrijven kan snelle inzage of het ter beschikking stellen van dossiers nodig zijn. De Opdrachtnemer dient hieraan mee te werken als onderdeel van de opdracht. Het kan ook voorkomen dat dossiers in de doos ontbreken, omdat ze eerder zijn uitgeleend. Als dit tijdens de uitvoering wordt geconstateerd, dan zijn werkafspraken nodig voor de signalering. Van Inschrijver wordt een beschrijving gevraagd waarbij in ieder geval is beschreven: • Op welke wijze wordt omgegaan met tussentijdse opvragingen en signalering van ontbrekende dossiers; • Binnen welk tijdsbestek verzoeken worden beantwoord in geval van reguliere opvragingen en spoedverzoeken; • Hoe de gevraagde informatie beschikbaar wordt gesteld bij opvragingen; • Indien gebruik wordt gemaakt van een portal dient opgegeven te worden hoe de bestandsopbouw wordt georganiseerd en wat de responstijden zijn voor het openen van een document; • Hoe dossiers worden opgenomen in het bewerkingsproces bij signalering van eerdere opvragingen. In de uitwerking dient onderscheid te worden gemaakt tussen de verschillende fases van bewerking waarin een dossier zich bevindt. Voor dit onderdeel kan Inschrijver maximaal 8 A4 (enkelzijdig), gebruiken, exclusief voorblad, inhoudsopgave, en planningstabel.